Bancolombia
Contratar independientes o por prestación de servicios es una solución para empresas que necesitan apoyos puntuales durante su proceso productivo. Pero esta decisión debe cumplir con la normatividad laboral para prevenir errores legales. Descubre cómo.
Ana tenía 57 años cuando enfermó. Durante tres décadas limpió casas de familia. Cada semana visitaba hogares diferentes que le pagaban una tarifa diaria y todo parecía estar en orden.
Las familias le insistían para afiliarla a salud y pensiones, pero ella se negaba. Prefería mantener los subsidios del Sisbén y evitar que le descontaran el 8 % de sus ingresos mensuales. Los empleadores respetaron su decisión.
Luego llegaron los problemas de salud, el ritmo en el trabajo se redujo y sus contratos terminaron. Los ingresos de Ana se desplomaron, lo que vino acompañado de otra realidad: tenía la edad para pensionarse, pero sin semanas cotizadas. Treinta años de labores sin formalizar.
Ana demandó a todos los empleadores que tuvo en esas décadas, buscando las semanas necesarias para pensionarse. Según los abogados laborales, ella contaba con argumentos legales para ganar.
Te recomendamos leer: Cómo ajustarse a los nuevos requisitos sobre los procesos disciplinarios
Juliana Morad, Edgar Giovanni González Umbarila e Iván Camilo Jiménez, investigadores del Departamento de Derecho Laboral de la Pontificia Universidad Javeriana, explican el problema de fondo: “El artículo 24 del Código Sustantivo del Trabajo establece que se presume que toda relación de trabajo personal está regida por un contrato laboral. La carga de la prueba recae en la empresa”.
Esto significa que Ana no es quien debe demostrar que era empleada. Son las familias quienes deben probar que era una verdadera independiente. Y si Ana asistía regularmente, recibía órdenes sobre cómo hacer la limpieza y usaba los implementos de las casas, esas situaciones jugaban a su favor.
El hecho que ella hubiera rechazado la afiliación no las salva, pues la responsabilidad legal era de los empleadores, no de Ana.
En 2025, la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) impuso sanciones por $191.070 millones a empresas por incumplimientos en los aportes a la seguridad social de sus trabajadores. A esto se suman las multas del MinTrabajo, que pueden llegar hasta los $8.755 millones por empresa, y el rechazo de gastos deducibles por parte de la DIAN.
Adriana Alejandra Fernández Montejo, experta en derecho laboral de EY, aclara que: "Un contratista independiente es aquel que ejecuta un servicio por un precio determinado, con sus propios medios, asumiendo todos los riesgos y con libertad y autonomía técnica y directiva. Así lo dispone el Código Sustantivo del Trabajo en el artículo 34".
Las palabras clave que debes tener en cuenta en tu empresa son: autonomía, medios y riesgos propios. El contratista decide cómo, cuándo y con qué recursos desarrolla el trabajo. Tú defines el resultado final, no el proceso.
El caso de Ana falla en los tres puntos. Las familias le decían qué limpiar y cómo hacerlo. Además, usaba los productos que estaban disponibles en las casas, incluso, asistía en horarios regulares determinados por sus empleadores.
También te puede interesar: Efectos en el comercio exterior colombiano por crisis en Medio Oriente
Fernández Montejo te ayuda a identificar banderas rojas: “Si el contratista debe cumplir un horario específico, recibe órdenes directas sobre cómo desempeñar su trabajo, usa las herramientas de la empresa y/o no puede trabajar para otros clientes, estamos ante indicios claros de una relación laboral encubierta”.
Este es un ejemplo claro de las condiciones que crean una relación laboral entre un trabajador supuestamente independiente y un contratante como tú:
Horarios fijos: el independiente debe llegar a las 8 am todos los días.
Supervisión directa: un jefe le asigna tareas diarias y le dice cómo hacerlas.
Herramientas de la empresa: usa tu computador, uniforme, oficina, etcétera.
Exclusividad: no puede trabajar para otros clientes.
Permanencia: lleva meses o años desempeñando el mismo rol.
Los expertos de la Javeriana aclaran: "El horario por sí solo no determina la existencia de una relación laboral. Lo que importa es el conjunto de elementos: subordinación, continuidad en el servicio, uso de herramientas del empleador y permanencia en el tiempo".
Si la UGPP detecta que clasificaste mal a un trabajador o no realizaste el pago de sus aportes, podrían sancionarte por:
Comienza en 5 % del valor no pagado por cada mes. Si no lo corriges tras recibir el requerimiento, se duplica al 10 % mensual. El tope máximo es 200 %, más intereses de mora.
Ejemplo real: debías $5 millones de pesos en aportes de seguridad social de un trabajador. No pagaste nada durante 12 meses. La UGPP te cobra los $5 millones que debías y, adicionalmente, hasta $10 millones de multa (200%). Total: $15 millones, más intereses.
Si corriges cuando te lo piden, pagas 35 % sobre la diferencia. Si no lo haces, la sanción sube a 60 %, más intereses de mora.
Ejemplo real: el trabajador ganaba $3 millones de pesos al mes, pero tú reportaste solo $2 millones. La diferencia anual es de $12 millones. Multa si no corriges: $7.2 millones adicionales (60%), más intereses.
Si contratas como independiente a alguien que debería ser empleado, la multa puede llegar hasta $8.755 millones (5.000 salarios mínimos de 2026).
Si no verificas los aportes del contratista, la DIAN puede rechazar esos pagos como gastos deducibles del impuesto de renta.
Traducción: le pagaste $20 millones al año a un contratista. Normalmente, eso reduce tus impuestos. Pero como no verificaste sus aportes, la DIAN considera que no es un gasto deducible.
Guía para empresarios: cambios en contrato de aprendizaje y prácticas. Lee más
Lina Millán, Asociada del área de Empleo y Compensación de Baker McKenzie, señala otro punto al que te puedes ver expuesto cuando se trabaja con contratistas: errores en la clasificación de riesgo en la ARL.
“Si un contratista independiente sufre un accidente laboral y está mal clasificado en la ARL, la cobertura puede ser insuficiente o inadecuada. La empresa podría asumir el costo directo del accidente si la ARL niega la cobertura debido a la clasificación incorrecta”.
Ejemplo: contratas para entregas a domicilio. El repartidor está clasificado en la ARL como independiente clase I (administrativo). Se cae de la moto durante el cumplimiento de su trabajo. La ARL dice: «Esto es clase IV (transporte)». Rechaza parte de la cobertura y tú tendrías que pagar la diferencia.
type: asset-hyperlink id: 6vRh55fbTXUsMcIFTZ2SzZ
Estos son los tropiezos frecuentes que debes evitar cuando contratas por prestación de servicios o independientes en tu negocio de acuerdo con Fernández Montejo:
“Muchas empresas caen en el error de contratar inicialmente por 3 meses y luego renovar sucesivamente durante años. Esto evidencia una relación permanente que debería ser laboral”.
Los independientes cobran por proyecto o entregable. Si pagas cada 15 días como nómina, generas una señal clara de relación laboral.
No solicitar el soporte de pago de la PILA y confiar en que el contratista hace sus aportes te expone a riesgos legales.
Millán te recomienda incluir estas cláusulas en todos los contratos de los independientes que trabajan para ti:
Autonomía técnica y directiva del contratista.
Libertad para trabajar con terceros.
Pago por resultados o entregables, no por tiempo laborado.
Uso de herramientas propias.
Manejo autónomo de su tiempo.
Los expertos de la Javeriana advierten que “ningún contrato blinda en un 100% de ser objeto de reclamaciones o demandas, puesto que en el derecho laboral lo que importa es lo que sucede en la realidad. Si la empresa ejerce subordinación sobre el trabajador, configura una relación laboral”.
En resumen, puedes tener el contrato mejor redactado del mundo, pero si en la práctica el trabajador independiente no tiene autonomía, sino que debe cumplir tus reglas, estás asumiendo riesgos legales. Ten en cuenta todo lo que te contamos en este artículo en tu próxima contratación y evita sanciones.
La rotación de personal y el ausentismo debilitan el ambiente laboral y la productividad de tu empresa. Accede a herramientas prácticas para mejorar estos indicadores. Recuerda que tener colaboradores satisfechos suma a tus resultados de negocio.
Únete a la conversación, te invitamos a compartir este artículo.
Muy importante. Estos contenidos son para todos. No cobramos a quienes nombramos. Las fuentes de terceros no comprometen el pensamiento de nuestro grupo. Es responsabilidad del lector el cumplimiento de las normas y fechas que le apliquen.
Si debes subir el precio de tus productos o servicios por las presiones de la economía, enfócate en lo que es importante para tus clientes. Ofréceles alternativas para que sientan que tienen el control y pueden comprar lo que se ajusta a su presupuesto.
Hay datos que le ayudan a tu equipo comercial a tomar mejores decisiones para captar clientes y cerrar ventas. Encuentra las claves para reconocer la información que sí te sirven para implementar acciones estratégicas y cómo apoyarte en la IA para lograrlo
Si necesitas obtener el pago de tus facturas en menor tiempo, acude al factoring. Si quieres pagar a tus proveedores más rápido, el confirming es la solución. Implementa estos mecanismos de planeación financiera en tu negocio. Conoce cómo hacerlo aquí.
Recibe cada mes un boletín con los artículos de tu interés.
¿Cada cuánto quieres recibir contenido?
Conoce los Términos y condiciones sobre el uso de la información.