Juan Felipe García Castrillón
Las empresas colombianas tienen plazo de actualizar su RIT hasta el 25 de este año. En él deben quedar consignados en detalle los procesos disciplinarios que se aplicarán en caso de falta a los colaboradores. Conoce cuáles fueron los principales cambios.
Las empresas colombianas tienen plazo de actualizar su RIT hasta el 25 de este año. En él deben quedar consignados en detalle los procesos disciplinarios que se aplicarán en caso de falta a los colaboradores. Conoce cuáles fueron los principales cambios.
Con la Ley 2466 de 2025 el país entró en una nueva era en materia laboral. Entre los cambios más significativos se encuentran los relacionados con los procesos disciplinarios, estos deben quedar consignados en el Reglamento Interno de Trabajo (RIT) de cada empresa. El plazo para actualizar este documento es el 25 de junio del 2026. Entre los principales cambios sobre los procesos disciplinarios están:
La incorporación obligatoria de principios rectores del proceso disciplinario, como la presunción de inocencia, el derecho de defensa, la contradicción de la prueba, la proporcionalidad y la imparcialidad.
La definición de un procedimiento mínimo obligatorio, que incluye la apertura formal del proceso, la formulación de cargos, el traslado de pruebas, el ejercicio de descargos y la decisión motivada.
El establecimiento de un término mínimo de cinco días para que el trabajador ejerza su derecho de defensa.
La garantía de una instancia de impugnación, consolidando el derecho a controvertir la decisión tomada por el empleador.
Con la nueva normatividad en materia de procesos disciplinarios, las empresas tienen la obligación de definir un marco claro de actuación cuando las situaciones lo ameriten. En este sentido, debes tener en cuenta los errores más comunes que pueden generar un riesgo legal.
El más frecuente es citar al trabajador a descargos sin garantizar el ejercicio real de su derecho de defensa. Esto conlleva a que no se respete el término mínimo de cinco días para que el colaborador involucrado pueda ejercerla. También es un error omitir el traslado de pruebas en el caso y tomar decisiones precipitadas sin que el trabajador haya podido controvertir los hechos en los que se encuentra involucrado. Adicionalmente, es frecuente que se impongan sanciones que no están previstas en el RIT o en el Código Sustantivo del Trabajo, lo cual puede afectar la validez del proceso disciplinario.
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Más allá de ser un requisito, el RIT es una estrella que te ayudará a resolver conflictos y prever situaciones complejas con tus colaboradores. En ese sentido, debes verlo como el marco que legitima el ejercicio de los procesos disciplinarios en tu negocio, así dejas claras las condiciones y reglas que deben cumplir tus empleados para contribuir a un entorno laboral productivo.
En este contexto, con la reforma laboral del 2025 se estableció la obligación de actualizar los aspectos relacionados con los procesos disciplinarios dentro del RIT, los cuales deben contemplar:
La escala de faltas.
El procedimiento para su comprobación.
La escala de sanciones.
El orden jerárquico de la empresa.
Las obligaciones, prohibiciones y prescripciones de orden.
Estos aspectos sirven para identificar la conducta que constituye una falta, definir cómo debe adelantarse el proceso disciplinario, establecer quién tiene la competencia para llevarlo a cabo y determinar la sanción aplicable de manera proporcional.
El proceso disciplinario sienta las bases para que la empresa ejerza su derecho a requerir a un trabajador en caso de falta y también garantiza que el colaborador cuente con etapas ordenadas, transparentes y con posibilidad de defensa.
En particular, permite asegurar el derecho a la impugnación de la decisión, de modo que esta pueda ser revisada por una instancia diferente, fortaleciendo el debido proceso y evitando decisiones arbitrarias.
Si consideras que los procesos disciplinarios de tu empresa no ameritan una actualización en el RIT es clave que tengas en cuenta el impacto que puede tener en el corto y el largo plazo esa decisión. Si aplicas una sanción de manera incorrecta, esta podría ser ineficaz. Incluso un despido realizado en el marco de ese proceso disciplinario no actualizado puede perder su justificación, ocasionando que la empresa se vea expuesta a reclamaciones judiciales por parte del colaborador afectado. En este nuevo escenario, el incumplimiento del procedimiento no es un detalle menor, sino un elemento que puede definir el resultado de un litigio laboral. A ello se suma la posibilidad de recibir sanciones administrativas por parte del Ministerio del Trabajo.
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Aunque el responsable de realizar las modificaciones al RIT es el empleador, estas disposiciones deben ser comunicadas a los trabajadores de manera oportuna. A partir de la fecha de socialización de los nuevos procedimientos, los empleados cuentan con un plazo de 15 días hábiles para presentar sus observaciones cuando consideren que contravienen la ley.
¿Qué pasa si no hay un acuerdo entre empleador y trabajadores sobre los procesos disciplinarios? En estas ocasiones, el inspector de trabajo podrá intervenir, adelantar la investigación correspondiente y ordenar los ajustes necesarios, lo que evidencia que existe un control posterior en el contenido del RIT en caso de no llegar a una conciliación.
Ten en cuenta que la socialización del RIT se debe realizar cumpliendo disposiciones básicas, como:
Debe ser publicado en la cartelera de la empresa.
Se debe comunicar a los colaboradores mediante circular interna, indicando su contenido y la fecha a partir de la cual entrará en vigencia.
Se debe publicar en al menos dos lugares visibles del lugar de trabajo.
Debe estar disponible por medios virtuales que permitan el acceso permanente por parte de los trabajadores.
Se recomienda enviarlo por correo electrónico u otros canales digitales de la empresa, dejando constancia de dicha comunicación.
De esta manera, se garantiza no solo su divulgación, sino el acceso efectivo al reglamento por parte de los empleados.
Actualizar los procesos disciplinarios de tu empresa es un ejercicio muy importante, que exige de tu compromiso y del acompañamiento de un asesor legal que te guíe para evitar errores o extralimitaciones. Ten cuenta estas 6 recomendaciones:
Estructurar el proceso disciplinario con todas sus etapas:
no basta con citar a descargos. Es necesario definir un procedimiento completo que incluya apertura formal, formulación de cargos, traslado de pruebas, descargos, decisión e impugnación, de manera que cada etapa tenga un orden establecido y sea verificable.
Definir quién adelanta el proceso y quién resuelve la segunda instancia:
separar estas funciones permite garantizar imparcialidad y hace efectivo el derecho a impugnar, evitando que la misma persona que investiga sea quien confirme su propia decisión.
Respetar el término mínimo de cinco días para los descargos:
este plazo no es formal, sino una garantía real para que el trabajador prepare su defensa. Desconocerlo afecta directamente la validez del proceso.
Trasladar todas las pruebas al trabajador desde el inicio:
el derecho de defensa implica conocer y controvertir las pruebas, por lo que no pueden reservarse ni presentarse de manera tardía.
Realizar citaciones a descargos claras y completas:
deben indicar los hechos, las conductas imputadas y las pruebas que las sustentan, permitiendo que el trabajador entienda de qué debe defenderse.
Adoptar decisiones motivadas y proporcionales:
la sanción debe explicar las razones que la justifican y guardar coherencia con la conducta, ya que una decisión arbitraria o sin motivación puede ser fácilmente cuestionada ante un juez laboral.
Ya lo sabes, definir normas transparentes, claras y coherentes te ayudará a ‘pintar la cancha’ con tus colaboradores. El plazo se agota ¡actúa ahora!
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