Bancolombia
La Inteligencia Artificial puede ser una gran aliada para comprender la información clave de tu empresa. Con datos de calidad, la IA puede construir tableros llamativos que te permitirán identificar las principales fugas de recursos.
Presentar el informe contable a los miembros del consejo de administración de un edificio en Bogotá se había convertido en un desafío para Viviana Villarreal. Ninguno tenía conocimiento en contabilidad, tampoco en finanzas. Para completar, las reuniones del Consejo se realizaban en las noches, cuando todos tenían pocas ganas de ver números.
En marzo de este año, el administrador le pidió a Viviana que utilizara IA para presentar informes con gráficos. “Hágalos más amenos y entendibles”, le dijo cuando le soltó la tarea. Sin conocimientos profundos de estas herramientas, Viviana recurrió a su hermano ingeniero de sistemas para resolver el desafío. En menos de una semana, la contadora tenía listos los prompts para crear dashboards más sencillos, gráficamente atractivos y fáciles de entender aún sin conocimientos financieros, todo con la ayuda de Claude.
“Yo sigo manejando el Excel en el que registro todas las cuentas y las partidas contables, pero a la hora de presentar el informe utilizo la IA para mostrar gráficas de líneas en las que evidencio la evolución de los gastos o de la cartera a lo largo del tiempo”
Esto es lo que explica la contadora, por otro lado, el administrador y el Consejo también están contentos porque ahora entienden mejor los informes financieros y las reuniones son más dinámicas.
César Trujillo, fundador de la consultora SupermAlnds y de la plataforma de formación ejecutiva EurekaAI, explica que los dashboard o tableros son herramientas de visualización de datos, que facilitan el entendimiento de los datos y facilitan la toma de decisiones más asertivas. En esto no hay misterio, pero lo que sí ha cambiado es la manera de construirlos.
Hasta hace algunos años, construir dashboards era un asunto de expertos en el manejo de Excel, lo que limitaba mucho el acceso a la data y, peor aún, la comprensión de la información. Con la IA generativa, se abrieron miles de posibilidades para que personas que no tienen conocimiento en Excel avanzado puedan crear sus propios dashboards utilizando herramientas como Chat GPT, Gemini, Claude o Copilot.
“Lo más importante es perder el miedo a los datos. Los empresarios y sus empleados deben entender toda la información de su negocio y la IA está facilitando esa tarea. El 80% del tiempo de un analista se va en buscar información en las celdas de un Excel y muchas compañías manejan múltiples archivos sueltos con su información. Esta es la razón por la que los gerentes terminan tomando decisiones a ojo”.
De acuerdo con el consultor, los dashboards son más efectivos que las filas y columnas de datos porque ‘el cerebro adora las imágenes’. Cuando se presenta información de manera gráfica el cerebro la procesa mucho más rápido en comparación con el texto, además, facilita la identificación de patrones y se reducen los sesgos cognitivos o las opiniones interpretativas.
Uno de los beneficios de contar con tableros de información es que se generan conversaciones más productivas porque se basan en evidencias y no en opiniones. Además, al facilitar la comprensión de los datos se rompen las barreras entre los equipos de finanzas, ventas y operaciones porque se unifica el lenguaje en términos no técnicos.
Agilizar el procesamiento de los datos
Detectar oportunidades y riesgos de gestión
Planificar mejor los inventarios y el flujo de caja
Identificar costos y gastos ‘hormiga’
Gestionar la rentabilidad el negocio
Tomar decisiones informadas oportunas
Generar acción inmediata para corregir fallas o prevenirlas
Realizar reuniones más productivas y cortas
Para aprovechar al máximo las herramientas de IA como Chat GPT, Gemini, Claude y Copilot es necesario contar con buenos insumos, o sea, datos bien organizados, confiables y unificados. Para analizar un presupuesto, por ejemplo, puedes crear en un Excel el archivo con las doce pestañas correspondientes a cada mes del año, donde se estructuran los campos correspondientes a cada rubro y valor.
Es importante que los datos estén registrados en las mismas denominaciones, es decir, en miles o en millones de pesos y que los periodos también sean congruentes: mensuales, trimestrales, semestrales o anuales.
Con el archivo alimentado con datos de calidad el siguiente paso es construir un prompt que permita generar visualizaciones rápidas de los diferentes datos. Debes comenzar indicando el rol que deseas que asuma la IA, en este caso el rol sería el de analista de datos. A continuación debes describir la tarea que deseas que realice para tí, como ejemplo podrías basarte en el siguiente prompt:
“En tu rol de analista de datos, trabaja sobre el Excel adjunto utilizando únicamente las pestañas visibles (o nombre de las pestañas). Crea una gráfica comparativa de líneas que muestre mes a mes el peso que tiene cada grupo de gastos y costos sobre el total del presupuesto. Al final, entrega un análisis concreto sobre los principales resultados e indicadores generados”, dice Trujillo.
El potencial de la IA en tu negocio va más allá de mostrar tableros fáciles de entender. Se puede convertir en tu aliada para gestionar la rentabilidad del negocio. Al identificar los gastos inflexibles o los costos ocultos, los meses de mayores costos, y los rubros que más pesan en tu PyG puedes también pedirle que te entregue opciones para generar mayores eficiencias en tu presupuesto.
¿Te preocupa la seguridad de tu información? Para contar con mayores niveles de seguridad en tus datos y garantizar que la IA no utilizará la información para otros fines lo más recomendable es adquirir un plan pago de cualquiera de las opciones disponibles en el mercado. Además de lograr confidencialidad podrás acceder a una mayor potencia de análisis de datos.
La IA se convierte así en tu propio analista financiero ya que también integra en un solo análisis archivos que usualmente se manejan por separado como el registro de ventas, los egresos y el flujo de caja. Usando archivos históricos se pueden proyectar ventas y gastos futuros, generar alertas tempranas de déficit de caja, anticipar necesidades de inventario futuro y analizar alternativas para mejorar el margen del negocio.
Hoy las empresas de todos los tamaños pueden contar con un potente analista de datos que, en segundos, mostrará los datos más críticos del negocio y ofrecerá alternativas concretas para mejorar la gestión de costos, las ventas y las utilidades.
¿Te gustaría enfocarte en la estrategia y la táctica en lugar de estar realizando tareas repetitivas en Excel? Vence el miedo y comienza a trabajar con la IA.
César Trujillo, conferencista, consultor, catedrático y empresario con postgrado en Inteligencia Artificial y Machine Learning aplicados a los negocios de la Texas McCombs School of Business.
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