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Asumir una nueva copropiedad exige planificación. Un plan de trabajo como administrador de propiedad horizontal incluye diagnóstico, control financiero, revisión legal, mantenimiento, proyectos de inversión y herramientas digitales para una gestión clara.
Cuando asumes la administración de propiedad horizontal, uno de tus primeros pasos debe ser crear un plan de trabajo. Este documento traza la hoja de ruta para tu gestión y te respalda ante la Asamblea de Copropietarios. En algunos casos, incluso puede ser parte de tu propuesta inicial para asumir el cargo.
El plan de trabajo como administrador de propiedad horizontal se elabora con base en una revisión inicial del inmueble: cómo está su infraestructura, cuál es su situación financiera, qué documentos legales están vigentes y qué aspectos operativos o de convivencia necesitan atención. Así puedes priorizar tareas, presentar propuestas y tomar decisiones con información clara desde el comienzo.
La propiedad horizontal, como forma de organización residencial, está presente en ciudades grandes y medianas del país. En algunos municipios, su crecimiento ha impulsado el fortalecimiento del apoyo institucional.
En Dosquebradas, Risaralda, por ejemplo, se creó el primer Consejo Municipal de Propiedad Horizontal, con voceros de más de 260 copropiedades.
El objetivo de este espacio es mejorar la relación entre las autoridades locales, como alcaldías, secretarías de Gobierno o Planeación, inspecciones de policía y oficinas de control urbano, y quienes están a cargo de la gestión de la copropiedad. Esto facilita el abordaje de temas clave como la convivencia, el uso responsable de los recursos comunes y las construcciones no autorizadas en propiedad horizontal.
Frente a estos retos comunes, contar con un plan desde el inicio te dará mayor claridad, respaldo y organización. Aquí te contamos cómo estructurarlo paso a paso.
Descubre los puntos clave que todo administrador debe revisar al encargarse de una nueva copropiedad.
No hay una única fórmula para realizarlo, pero hay puntos clave que tú, como nuevo administrador de propiedad horizontal, necesitas tener claros desde el primer día.
Esta hoja de ruta marcará el rumbo de tu gestión y te permitirá tomar decisiones con respaldo, basadas en el análisis real de la copropiedad.
La elaboración de un plan de trabajo no trata solo de cumplir una serie de requisitos: la idea es crear una herramienta que se anticipe a los retos, comunique con claridad y demuestre que cada decisión está fundamentada.
Aquí encuentras una guía práctica para estructurar el plan: qué revisar, cómo organizar la información y qué aspectos tener en cuenta en cada etapa.
Las primeras semanas de tu trabajo en una propiedad horizontal son clave para conocer a fondo el inmueble. Este proceso te permite conocer a fondo la copropiedad y tomar decisiones informadas desde el inicio:
Consulta los documentos disponibles: solicita a quien esté a cargo la información básica para entender cómo fue la gestión anterior. Pide acceso a actas de asamblea, estados financieros, contratos vigentes, informes de mantenimiento, el reglamento interno y reportes de ingresos y pagos. Así identificas qué pendientes existen, qué contratos siguen activos y si hay pasivos ocultos.
Evalúa la infraestructura y las zonas comunes: haz un recorrido técnico por el conjunto. Verifica ascensores, redes eléctricas, bombas de agua, techos, sistemas hidráulicos y otras áreas clave. Apóyate en proveedores actuales, informes técnicos previos o profesionales externos si el Consejo lo aprueba. Según Carlos Varela, vicepresidente técnico de Fasecolda (Federación de Aseguradores Colombianos), los problemas más frecuentes incluyen fallas mecánicas, fugas o deterioro estructural.
Haz un inventario detallado del estado físico del conjunto: documenta las condiciones de zonas comunes y equipos, registra elementos que ya cumplieron su vida útil y señala daños visibles o necesidades urgentes. Este inventario, para el que puedes buscar apoyo de proveedores o personal de mantenimiento, te servirá para diseñar un plan de mantenimiento preventivo realista.
Diseña un plan de mantenimiento preventivo: con base en el inventario anterior, organiza las acciones a ejecutar, así como cuándo y quién lo hará. Esto ayuda a prevenir daños mayores y garantiza una gestión en servicios de propiedad horizontal sin improvisaciones.
Analiza la convivencia y el cumplimiento del reglamento: consulta el Manual de Convivencia. Identifica conflictos frecuentes: ruido, uso inadecuado de parqueaderos, mascotas, manejo de residuos. Si el reglamento está desactualizado o poco claro, propón una actualización o una jornada de socialización.
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Evalúa al personal y proveedores activos: identifica cómo están contratadas las personas que prestan servicios: directamente por la copropiedad o a través de terceros. Asegúrate de que estén al día con su pago y afiliación a seguridad social. Luego revisa los contratos con empresas de vigilancia, aseo, jardinería, piscinas o mantenimiento. Evalúa su vigencia, condiciones, costos y desempeño. Así detectas si requieren renovación, renegociación o cambio, y evitas riesgos operativos o legales.
Este diagnóstico te dará la base para presentar propuestas realistas, tomar decisiones con información clara y cumplir las funciones del administrador en propiedad horizontal con mayor confianza.
Una buena gestión en servicios de propiedad horizontal se apoya en el orden legal y documental. Después del diagnóstico técnico y financiero, revisa que todos los archivos estén completos, actualizados y en cumplimiento de la norma.
Estos son los documentos clave que debes tener al día:
Reglamento de Propiedad Horizontal: este documento es la base jurídica del conjunto. Define tus funciones, las del Consejo de Administración y las reglas de convivencia. Solicita el reglamento inscrito ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Revisa si fue reformado y asegúrate de aplicar sus disposiciones. Ten presente que puede requerir ajustes frente a la Ley 675 de 2001 o a sus reformas. El Proyecto de Ley 397 de 2024 propone cambios sobre convivencia y condiciones del contrato de administrador de propiedad horizontal, así que vale la pena seguir su evolución.
Actas de asamblea: el acta de la última Asamblea General confirma tu nombramiento, aprueba el presupuesto y detalla proyectos o mandatos. Verifica que esté firmada por el presidente y el secretario, e incluya la lista de asistentes y las decisiones tomadas.
Pólizas de seguro vigentes: toda propiedad horizontal debe tener un seguro contra incendio y terremoto para los bienes comunes, según lo establece la Ley 675. Considera igualmente coberturas como responsabilidad civil, daños estructurales o robos. Solicita las pólizas actuales, revisa su vigencia y cobertura. Si están vencidas o no existen, cotiza nuevas opciones y preséntalas ante la Asamblea.
Cumplimiento de obligaciones legales: la Ley 675 de 2001 exige realizar al menos una asamblea general ordinaria al año, antes del 31 de marzo. Si tu llegada coincide con esta fecha, organiza la convocatoria conforme al reglamento.
Verifica si se requiere un Revisor Fiscal; este es obligatorio si la copropiedad es de uso comercial o mixto, y opcional en Propiedad Horizontal de uso exclusivamente residencial, si la asamblea de copropietarios lo decide.
Conocer el estado financiero del conjunto te ayuda a tomar decisiones claras y a fortalecer la confianza de la comunidad. Este paso es esencial dentro de tu plan de trabajo como administrador de propiedad horizontal.
Para crear una propuesta económica realista, enfócate en estos aspectos:
Consulta el balance general y el estado de resultados. Analiza los ingresos, los gastos y los saldos disponibles. Pregúntate:
¿Las cuotas alcanzan para cubrir los gastos básicos?
¿Existe un fondo de reserva? ¿Se está recaudando conforme a la Ley 675, que exige al menos el 1 % del presupuesto total? ¿Es suficiente para atender imprevistos?
¿Hay deudas acumuladas o se está usando el fondo de reserva para cubrir gastos fijos?
Estas señales te muestran si hay riesgos financieros que debas atender de inmediato.
Lee también: Claves para evitar errores en la contabilidad de propiedad horizontal.
Revisa cuánto se destina a vigilancia, aseo, servicios públicos, mantenimiento y otros rubros. Es conveniente evaluar si los costos están justificados. Algunas formas de hacerlo:
Compara con años anteriores: detecta incrementos significativos y analiza si responden a una mejora en el servicio.
Consulta con copropiedades similares: te dará un punto de referencia frente a conjuntos del mismo tamaño y características.
Analiza el costo/beneficio: considera si ese gasto mejora la calidad de vida, la seguridad o la operación de la copropiedad.
Verifica lo que incluye el contrato: solicita un desglose del servicio y asegúrate de que lo pactado se cumpla.
Revisa la frecuencia o lo que incluye el servicio: a veces el problema no es el costo, sino que se paga por algo sobredimensionado o que se usa poco.
Verifica cuántos apartamentos están en mora, cuánto deben y desde cuándo. Si la morosidad supera el 20 % o 30 %, puede afectar la liquidez del conjunto. Diseña un plan de recuperación con acciones como acuerdos de pago, aplicación de intereses (según lo aprobado por la Asamblea) o procesos de cobro según la Ley 675.
Prepara un plan de acción que incluya:
Comunicación directa con quienes están en mora.
Acuerdos de pago documentados.
Aplicación de intereses de mora (según lo aprobado en asamblea).
Además, al llevar un control digital del recaudo logras trazabilidad y evitas errores. Soluciones como Tu360Inmobiliario Administra tus inmuebles te permiten:
Registrar pagos sin errores.
Consultar historiales de hasta cinco años.
Conciliar cuentas en tiempo real.
Generar reportes claros para propietarios.
Esto mejora la transparencia y te ayuda a cumplir tus funciones con respaldo.
Conoce más: Digitalizar el pago de la administración mejora la experiencia y reduce la morosidad.
Usa la información del diagnóstico para proyectar gastos. Ten en cuenta la inflación, el estado de la infraestructura y la necesidad de seguros o mantenimientos.
Si ya hay un presupuesto aprobado, revísalo con criterio. Si debes proponer uno nuevo, sustenta bien tu propuesta y muestra cómo cada peso está pensado para mejorar la copropiedad.
La ejecución presupuestal es un paso clave después de aprobar el presupuesto. Consiste en comparar lo que se proyectó con lo que realmente se gastó. Este informe debe presentarse primero al Consejo de Administración y luego a la Asamblea.
Según el artículo 51, numeral 4 de la Ley 675, este informe es obligatorio. Te permite detectar desviaciones, evaluar tu gestión y sustentar las decisiones que tomaste durante el año.
Tu papel no se limita a operar el día a día. También incluye proyectar el futuro de la copropiedad. Planear mejoras, definir inversiones y comunicar avances son parte esencial de tu plan de trabajo como administrador de propiedad horizontal.
Desde el diagnóstico inicial puedes identificar cambios que mejoren la vida en comunidad y conserven el valor del inmueble. Algunos ejemplos:
Renovar la portería o el lobby.
Modernizar el sistema de bombeo de agua.
Cambiar las cámaras por un sistema de alta definición.
Adecuar salones comunales.
Instalar luminarias LED para reducir el consumo.
Prioriza estos proyectos según urgencia, impacto y viabilidad financiera. Si el ascensor presenta fallas frecuentes y tiene más de 20 años, su renovación es prioritaria por seguridad y para evitar sobrecostos futuros.
Para cada propuesta, presenta:
Alcance: qué se haría.
Costo estimado: incluye cotizaciones
Fuente de financiación: fondo de reserva, cuota extraordinaria (aprobada en asamblea) o crédito bancario.
La Ley 675 exige que presentes un informe de gestión anual en la Asamblea Ordinaria. Para prepararlo con claridad, define desde el inicio qué indicadores vas a seguir, como nivel de recaudo, costos operativos y cumplimiento del plan de mantenimiento. También registra cada acción relevante: mantenimientos, gestiones, ahorros, avances.
Un informe completo puede incluir:
Estado financiero comparado con el año anterior.
Gestión de cartera (inicio, cierre y recuperaciones).
Ejecución presupuestal frente al plan.
Actividades de mantenimiento.
Proyectos especiales ejecutados o en marcha.
Recomendaciones para el nuevo periodo.
Por ejemplo: si renegociaste el contrato de vigilancia y bajaste el gasto en un 10 %, muéstralo. Si mejoraste el recaudo del 85 % al 95 % con pagos en línea, inclúyelo. La transparencia genera confianza. Explica cada decisión, incluso si implicó ajustes por alguna urgencia.
Aunque el informe legal es anual, también puedes compartir actualizaciones trimestrales o semestrales. Esto reduce sorpresas, crea cercanía con la comunidad y muestra tu compromiso con una gestión en servicios de propiedad horizontal clara y participativa.
Una vez que estructures tu plan, el siguiente paso es presentarlo ante la Asamblea de Copropietarios. Esta presentación es clave para alinear expectativas, generar confianza y obtener el respaldo necesario para avanzar con tu gestión.
Este documento debe incluir:
Diagnóstico inicial: muestra qué encontraste y cómo recopilaste la información.
Propuestas por área: mantenimiento, convivencia, presupuesto, inversiones.
Indicadores clave: lo que vas a medir para evaluar tu gestión.
Cronograma de ejecución: fechas, responsables y etapas.
Riesgos identificados con sus medidas preventivas.
Recomendaciones iniciales según las prioridades detectadas.
Cada acción que propongas debe justificarse con información concreta. Para ello, usa:
Cifras del diagnóstico.
Casos específicos del conjunto.
Cotizaciones y comparativos.
Recomendaciones de proveedores o profesionales técnicos.
Informe de diagnóstico.
Propuesta de presupuesto.
Cotizaciones de proveedores.
Documentos legales vigentes.
Cronograma.
Así no solo presentas el plan, sino también las bases que lo respaldan.
Además de explicar tu diagnóstico y las acciones clave, es importante que justifiques con claridad tus honorarios. Apóyate en tres criterios básicos:
El tamaño del conjunto residencial o edificio.
La carga operativa que implica (incluyendo la supervisión de personal y proveedores).
Los riesgos legales o administrativos que asumes.
Sustenta tu propuesta con datos concretos: el número de apartamentos, los servicios activos o las horas disponibles. Si es posible, muestra referencias de conjuntos similares o detalla lo que incluye tu labor mensual. Así, la Asamblea no solo verá el costo, sino también el valor que representa tu gestión para la copropiedad.
✅ Diagnóstico completo del estado físico, financiero y legal del conjunto.
✅ Plan de mantenimiento preventivo claro y realista.
✅ Análisis de gastos con criterios de comparación y justificación.
✅ Estrategia para recuperación de cartera y control del recaudo.
✅ Presupuesto ajustado a las necesidades reales del inmueble.
✅ Proyectos de inversión priorizados y con fuentes de financiación definidas.
✅ Indicadores claros para tu informe de gestión anual.
✅ Documentos anexos organizados y listos para compartir.
Apoyarte en herramientas digitales es una forma práctica de hacer más eficiente tu trabajo. También fortalece la confianza, mejora la transparencia y te acerca a la comunidad.
Incluir soluciones tecnológicas en tu plan de trabajo como administrador de propiedad horizontal, como el manejo de pagos, reportes o reservas, puede marcar la diferencia frente a la Asamblea. Muestras control, visión innovadora y compromiso con una gestión más ordenada y cercana.
Estas son algunas áreas clave donde la tecnología mejora tu gestión como administrador:
El recaudo es uno de los procesos en donde más se nota el beneficio de las herramientas digitales. Con soluciones como Tu360 Inmobiliario Administra tus inmuebles puedes:
Recibir pagos por tarjeta, PSE, código QR, Nequi o en efectivo en corresponsales.
Automatizar el registro y asignación de pagos por apartamento.
Esto contribuye a mantener actualizado el flujo de caja y facilita la conciliación contable.
Si administras varias propiedades, puedes consolidar todo en un solo sistema. Así tomas decisiones con datos actualizados, reduces tiempos de respuesta y evitas duplicidades.
Digitaliza actas, pólizas, contratos y reportes. Si no cuentas con un software especializado, empieza con servicios en la nube como Google Drive o OneDrive, siempre con acceso controlado y respaldo constante.
El plan de trabajo como administrador de propiedad horizontal es tu punto de partida para ejercer una gestión clara, realista y alineada con las necesidades de la comunidad.
Tus funciones van más allá del control financiero. Combinan estrategia, conocimiento técnico y cercanía. Con herramientas como Tu360 Inmobiliario Administra tus inmuebles puedes facilitar procesos clave, desde el recaudo hasta la conciliación y la comunicación, sin perder el contacto humano.
Cada acción que tomas con información y respaldo fortalece tu gestión. La buena administración se construye con decisiones claras, herramientas confiables y un enfoque que ponga a las personas en el centro.
Ten el control de las propiedades que administras en un solo lugar. Con múltiples canales de pago, QR personalizados y un portal para la conciliación y centralización de recaudos, esta solución es ideal para administradores e inmobiliarias.
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