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¿Aún esperas tres meses para actuar con los morosos? Ese error te cuesta intereses, argumentos legales y tiempo. Aprende a usar tu modelo de carta de cobro prejurídico para deudores en propiedad horizontal y protege tu cartera.
Llega el último trimestre del año y la agenda de cualquier administrador de propiedad horizontal se acelera: cierres contables, presupuestos y, por supuesto, la gestión de cartera y propietarios morosos.
De todo ese trabajo, hay algo que muchos pasan por alto y que puede costarle a la copropiedad: el uso correcto de un modelo de carta de cobro prejurídico en propiedad horizontal para deudores.
En Tu360Inmobiliario te mostramos qué es el cobro prejurídico, las mejores prácticas para la gestión y recuperación de cartera, así como los mitos/errores más comunes que existen respecto al cobro prejurídico.
Este es un error clásico, de los más comunes. Muchos administradores esperan a que un propietario acumule tres o cuatro meses sin pagar antes de considerarlo moroso y empezar a actuar.
La mora no se mide por la cantidad de meses que alguien deje de pagar, sino por la fecha en la que vence la cuota.
El Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio en sus oficios de interpretación normativa ha explicado que, si las cuotas mensuales no tienen una fecha exacta de vencimiento en el reglamento de propiedad horizontal ni en decisiones de la Asamblea, se entiende que vencen el último día de cada mes. Esto se basa en el artículo 829 del Código de Comercio y en la función que cumplen las expensas comunes.
¿Y qué significa esto?
Que desde el día siguiente al vencimiento, la copropiedad puede empezar a cobrar intereses hasta de una y media veces (1.5) el interés bancario corriente certificado por la Superfinanciera, a menos que la Asamblea haya aprobado una tasa más baja.
Si la cuota de septiembre no se paga antes del 30 de septiembre, desde el 1 de octubre del mismo año el propietario ya queda en mora y comienzan a correr los intereses.
Revisa el reglamento de la copropiedad y las actas de Asamblea para confirmar si se fijó una fecha distinta de vencimiento o una tasa de interés más baja.
Si no está definido, incluye el tema en el orden del día de la próxima Asamblea para que los copropietarios lo acuerden.
No esperes a que la cartera crezca: desde el primer mes de mora activa alertas de gestión temprana. Esto te ayuda a llevar control de los intereses generados y demuestra que tu gestión es organizada y responsable.
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Con nuestra solución Tu360Inmobiliario Administra tus inmuebles podrás:
Llevar el control exacto de las fechas de pagos. Identifica al instante la referencia de cada pago recibido, para saber quién pagó en cada copropiedad o inmueble que manejes.
Conciliar todo desde un solo lugar y olvidarte de perder tiempo al calcular tus montos.
Consultar en segundos el historial de pagos de cada copropiedad, sin tener que buscar entre papeles.
Ofrecer múltiples medios de pago para que tus copropietarios paguen fácil: virtual, físico, por QR, desde cualquier banco y hasta en corresponsales.
Activar los pagos con código QR en la App Bancolombia para que pagar sea tan fácil como escanear.
Muchos administradores usan estos términos como sinónimos, pero son cosas diferentes con impactos muy distintos:
Cuenta de cobro:
Documento contable que detalla cuotas y conceptos (no es un título ejecutivo).
Se emite mensualmente con los conceptos y valores del periodo.
No requiere acuse de recibo.
Cuenta de cobro:
Requerimiento formal previo a iniciar acciones legales (No es requisito legal para demandar, pero deja constancia y valor probatorio).
Se emite cuando ya hay un escenario de mora.
Conviene enviarla con un mecanismo que acredite su entrega (correo certificado o correo electrónico autorizado).
Usar el modelo de cobro prejurídico propiedad horizontal te ayudará a dejar clara la deuda, poner un plazo para pagar, registrar los intereses y avisarle al propietario qué pasa si no cumple.
Incorrecto. No lo es. El envío de la carta de cobro de cartera por sí sola no es suficiente para reclamar judicialmente las cuotas pendientes.
En todo caso, es una herramienta valiosa para mostrar tu gestión responsable como administrador, facilitar acuerdos de pago y demostrar buena fe.
El documento que realmente tiene validez a la hora de llevar el caso a juicio es la certificación expedida por el administrador, donde se indiquen los conceptos, los períodos y los saldos que se deben.
Esta certificación se encuentra consagrada en el art. 48 de la Ley 675 de 2001 y debe estar firmada tanto por el administrador como por el contador de la copropiedad, y también por el revisor fiscal si la copropiedad cuenta con uno.
Si tu propiedad horizontal es mixta o comercial, necesitas un revisor fiscal (art. 56 Ley 675/2001). Su firma no es opcional, es clave para que todo esté en regla.
Además, si vas a iniciar un proceso ejecutivo, debes adjuntar la certificación junto con una copia del certificado de intereses que emite la Superintendencia Financiera, o la parte del reglamento que autorice un interés menor (art. 48 Ley 675/2001).
Es importante que esta certificación se base en la contabilidad oficial de la copropiedad y en lo aprobado por la Asamblea frente a las cuotas ordinarias o extraordinarias.
La coherencia contable reduce objeciones en el proceso y fortalece tu material probatorio.
Asegúrate de que los valores a cobrar coincidan entre:
Software y libros de contabilidad
Comunicaciones al propietario
La certificación expedida por el administrador.
En el modelo de cobro prejurídico distingue entre capital e intereses moratorios. Especifica la tasa aplicada y el período. Esto respeta el debido proceso y facilita la expedición de la certificación.
Algunos tropiezos frecuentes pueden restarle fuerza a tu gestión:
Pensar que la carta prejurídico es requisito indispensable para demandar.
Basar los cobros en actas del consejo de administración, cuando la fuente real de la obligación está en las decisiones de la Asamblea y en el reglamento de copropiedad.
Enviar comunicaciones de cobro sin soportes contables claros y verificables.
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Esto es una mala práctica. La ley 675 de 2001 no exige un formato específico de cobro, pero al detallar los conceptos y los periodos se evitan discusiones en un proceso futuro y se facilita la certificación que debe expedir el administrador.
Además, esto permite informar con claridad al propietario sobre su deuda y las consecuencias de no pagar.
Identificación del deudor (nombre, documento de identidad y unidad privada)
Períodos adeudados y la fecha de vencimiento y/o exigibilidad de cada uno.
Capital e intereses de mora (hasta 1.5 interés bancario corriente salvo tasa menor aprobada por la Asamblea).
Advertencia de su incumplimiento, eventual inicio de un proceso ejecutivo.
Medio y dirección de notificación empleada (física o correo electrónico autorizado).
Incorrecto. También puede emplearse para otras obligaciones dinerarias a cargo del propietario como cuotas extraordinarias, intereses o sanciones, siempre y cuando se encuentren respaldadas en el reglamento de la copropiedad.
Para que una multa o sanción pueda cobrarse, deben cumplirse tres condiciones básicas:
Que esté prevista en el reglamento de la copropiedad.
Que el propietario haya sido notificado con anticipación y haya tenido la oportunidad de presentar su defensa.
Que la decisión esté registrada en un acta en firme de la Asamblea General de Copropietarios.
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Cuando un copropietario se atrasa con sus pagos, llega el momento de preguntarte: ¿es hora de enviar el modelo de carta de cobro prejurídica de propiedad horizontal?
Aquí te dejamos algunas pistas que te ayudarán a tomar la mejor decisión.
Cada caso es distinto. Si percibes voluntad de pago, la carta puede ser tu aliado para dejar constancia y formalizar un plan ajustado a su realidad económica.
Cuando el monto es bajo, la carta es la vía más práctica y menos costosa que esperar a acudir a un proceso judicial.
Enviar la carta demuestra orden y seriedad en tu gestión. Además, si más adelante toca ir a juicio, tendrás un registro sólido que respalde tu labor.
No hace falta un abogado para enviarla, pero sí soportes contables y registros confiables. La clave es una administración organizada.
Un modelo bien hecho no solo te ayuda a recuperar cartera de manera más efectiva, también se convierte en una herramienta probatoria clave si el caso llega a instancias judiciales.
Incluye nombre completo, número de identificación, apartamento o unidad y datos de contacto. Esta identificación precisa evita que el propietario alegue falta de individualización del deudor.
Especifica el valor exacto del capital, intereses de mora o cualquier sanción que hubiere sido aprobada por la Asamblea o esté consagrada en el reglamento de propiedad horizontal.
Establece un término razonable de cumplimiento (por ejemplo, 15 días calendario) donde indiques la fecha exacta en la cual podrá hacer el pago sin recurrir a un proceso judicial.
Explícale al copropietario que, si no se realiza el pago, la administración puede llevar la deuda a un proceso judicial. Eso sí, ten en cuenta que la carta de cobro prejurídico no es un requisito obligatorio para iniciar una demanda ejecutiva por las cuotas atrasadas.
Envía la carta mediante correo certificado, correo electrónico previamente autorizado o entrega en físico.
Verifica que los valores cobrados correspondan a lo aprobado en las actas del consejo de administración de la propiedad horizontal o en las actas de Asamblea. Eso le da solidez al cobro frente a cualquier reclamación u objeción del copropietario.
Antes de emitir la carta, confirma que el plazo de pago ya venció. Así puedes exigir de inmediato el pago de administración en propiedad horizontal y cualquier otro concepto autorizado.
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El último trimestre es decisivo como administrador porque:
Las asambleas del primer trimestre del año siguiente necesitan cifras claras y provisiones ajustadas.
Las deudas de muchos propietarios se acumulan por los gastos de fin de año y vacaciones.
Una copropiedad no puede finalizar el año con una cartera acumulada, porque esto impacta directamente la liquidez, planeación y ejecución del presupuesto del año siguiente.
No esperes al último momento. Si envías las cartas con tiempo, le das la oportunidad al propietario de ponerse al día y reduces saldos para el corte contable
Cada carta que envíes debe quedar respaldada: guarda copias físicas y digitales junto con los acuses de recibo. Esto será tu mejor prueba si llegas a un proceso jurídico.
Antes de pasar al cobro jurídico, llamar a los propietarios puede marcar la diferencia. Comunica la situación de forma sencilla y transparente.
Muchas veces, con eso basta para que el copropietario encuentre la manera de ponerse al día con su paz y salvo por concepto de cuotas de administración.
Cuando presentes el informe de cierre a la Asamblea, podrás demostrar que se gestionó la cartera de forma activa y legal, algo que da mucha confianza a los propietarios cumplidos.
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¿Y tú? ¿Qué harás para que, al cierre del año, no tengas que correr detrás de la cartera vencida? ¡Afíliate aquí y empieza a simplificar tu trabajo!
“Este contenido tiene fines informativos. No sustituye el asesoramiento legal o contable especializado. En caso de dudas, consulta con tu contador o abogado.”
Fuentes
Ministerio de Vivienda. Concepto Interpretación del artículo 30 de la Ley 671 de 2001. (2025, Junio 17). https://www.minvivienda.gov.co/sites/default/files/conceptos_juridicos/incumplimiento-en-el-pago-de-expensas.pdf
Metro cuadrado. Cobro prejurídico en propiedad horizontal. (2021, agosto 26). https://www.metrocuadrado.com/noticias/guia-de-propiedad-horizontal/cobro-prejuridico-en-propiedad-horizontal-2496
Suin Juriscol. LEY 675 DE 2001. (s. f.). Gov.co. Recuperado 17 de julio de 2025, de https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1665811
MODELO Carta de cobro prejuridico. (s. f.). Scribd. Recuperado 17 de julio de 2025, de https://es.scribd.com/document/485272835/MODELO-carta-de-cobro-prejuridico
Rescate Empresarial. ¿QUÉ ES EL COBRO PREJURÍDICO? (s.f.). Rescate Empresarial. https://rescateempresarial.com/que-es-el-cobro-prejuridico/
¿QUE PASA CUANDO UNA DEUDA PASA A COBRO JURIDICO? (s.f.). Rescate Empresarial. https://rescateempresarial.com/que-pasa-cuando-una-deuda-pasa-a-cobro-juridico/
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