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Los gastos hormiga en las empresas son los administrativos, como papelería o servicios de telecomunicaciones. Cuando no se gestionan de forma correcta, erosionan tu margen de utilidad. Detéctalos y negocia mejores condiciones.
Existen cientos de negocios que dependen de insumos agrícolas para fabricar sus productos, como el Grupo Nutresa. Pero en los últimos años, la tasa de cambio y los conflictos geopolítico aumentaron los costos. La multilatina se enfocó en generar eficiencias para lograr la rentabilidad y optimizó la gestión de sus gastos administrativos. Entonces, eligió a proveedores locales para obtener mejores precios mientras mantenía estable el suministro.
En 2024, las ventas de la compañía disminuyeron, pero también lo hicieron sus gastos administrativos en un 2,6 %. Al final, el EBIT (la ganancia antes de gastos o impuestos) subió 7 puntos porcentuales. El ahorro se reflejó en el resultado neto.
Tu empresa, sin importar su tamaño, también puede obtener beneficios si gestiona mejor los gastos administrativos. Pero ¿qué son y por qué, si no los manejas de forma juiciosa, impactan negativamente el margen de utilidad de tu negocio?
“Los gastos administrativos son los recursos que la empresa utiliza para dirigir, controlar o soportar sus funciones. Por lo general, los generan las áreas de finanzas, talento humano, asuntos legales, auditoría, tecnología y presidencia de la compañía. Se suele pensar que son pequeños, pero cuando se anualizan es que se observa que pueden salirse de control”.
A los gastos administrativos también se les conoce como los “gastos hormiga” de las empresas. De acuerdo con el experto, se clasifican en estas categorías:
Personal: nómina, salarios, prestaciones sociales, capacitación y beneficios.
Infraestructura: arrendamientos, servicios públicos, el tiempo que un inmueble está vacío sin generar ganancias, limpieza.
Tecnología: equipos, licencias de software, soporte técnico, ciberseguridad y servicios de telecomunicaciones.
Servicios profesionales: contabilidad, revisoría fiscal, asesoría legal, tributaria o consultoría.
Servicios financieros: costos de transacciones, recaudos, pagos, transferencias.
Operación: seguros, viajes, mensajería, suscripciones, reunión de fin de año.
Los gastos administrativos que suelen crecer más son los de consultoría porque antes de contratarlos las empresas, por lo general, no se hacen preguntas clave como ¿para qué se necesita el servicio?, ¿quién lo autoriza?, ¿está en el presupuesto? En este top también entran los costos de tecnología y las suscripciones.
“Lo que estamos viendo es que los gastos en tecnología crecen a una velocidad mayor que la de las ventas en las empresas porque se adquieren licencias de modelos de inteligencia artificial (IA) como ChatGPT o Claude, pero las personas no saben qué pueden hacer con ellas. No hay directrices ni orden dentro de las compañías que guíen a los colaboradores sobre cómo utilizarlos con el fin de buscar mejores márgenes”, dice el experto.
Fernando Ramírez explica que, cuando se habla de gastos administrativos, también hay que tener datos, medir y analizar para llegar a conclusiones que generen eficiencias. Para identificar estos “gastos hormiga” puedes:
Establecer una línea base de control para identificar los gastos administrativos de los últimos 12 o 18 meses.
Clasificar los gastos con las categorías mencionadas (personal, infraestructura, tecnología, servicios profesionales, financieros y de operación).
Hacer el presupuesto base cero con el propósito de justificar los gastos en cada periodo para elegir los que de verdad aportan a un objetivo específico, resuelven una necesidad, generan más valor y producen un mayor retorno.
Luego de los primeros pasos, es clave evaluar lo que estás gastando, cuáles son tus proveedores en cada categoría y alistarte para negociar con el fin de obtener mejores condiciones que te beneficien financieramente, así lo puedes lograr:
Contacta a tus proveedores para solicitarles mejores precios, descuentos o condiciones de pago amplias. Esto te ayuda a tener un punto de referencia, buscar otras alternativas cuando sea necesario y negociar con base en números claros.
Sigue la buena práctica de tener varias cotizaciones cuando quieras adquirir o contratar un servicio. De esta forma no te decides por la primera oferta, sino por la que te ayude a optimizar costos manteniendo la calidad.
Llama a tus proveedores de telefonía e internet si ves que la competencia te ofrece precios más bajos. Puedes lograr que disminuyan los costos o que te mejoren el plan. De ahí la importancia de que tengas métricas y referencias de otros negocios.
Cuando sabes por qué necesitas incurrir en un gasto administrativo y haces la negociación correcta con el proveedor, aportas a la sostenibilidad de tu empresa en varios sentidos.
Por ejemplo, si encuentras quien te ofrezca una impresora que utilice menos tinta y energía, reduces tu consumo y el pago de tu servicio también disminuirá. De paso, incides positivamente en el medio ambiente.
Además, si tu proveedor de servicios públicos te ofrece, sin subir el costo, un monitoreo de tu consumo, evitas posibles sanciones o multas por un exceso de uso de recursos como el agua.
Al analizar a tus proveedores de forma más detenida, también puedes saber si esas empresas funcionan bajo criterios de sostenibilidad ambiental, social o económica y hacer negocios con aquellos que aporten al total de la cadena.
Te recomendamos leer: ¿Cómo usar la IA para automatizar tus reportes ante la DIAN?
Calcular cuáles son los gastos administrativos, que categorías tienen más peso y cuándo impactan al total de costos de tu empresa era una tarea demorada hasta hace unos años. Pero, las herramientas de IA y automatización te ayudan a recopilar datos, analizarlos, plantear escenarios y tomar decisiones en tiempo real, dice el socio de la firma de consultoría Russell Bedford Bogotá.
Dependiendo de los recursos con que cuente tu empresa, puedes probar con algunas de estas alternativas:
ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot: son herramientas que están a tu disposición. Puedes darles los datos que quieres analizar, como cuánto has gastado en papelería e internet o pedirles que te ayuden a hacer un comparativo entre las cotizaciones de dos proveedores para ver cuál te genera más ahorros. Usarlas es un ahorro en sí mismo porque muchas de sus funcionalidades son gratuitas. Ten en cuenta que nunca debes subir información confidencial de tu empresa (nombres, documentos de identidad o información bancaria tuya, de tus proveedores o clientes). El criterio humano sigue siendo fundamental, asigna a un colaborador que supervise la tarea y los resultados.
Herramientas RPA (Automatización Robótica de Procesos): permiten automatizar actividades repetitivas que generan desgaste en los humanos. Un ejemplo es la captura y clasificación de facturas. Las RPA las bajan de la DIAN, las clasifican y las dejan pregrabadas en el sistema contable de los negocios. También comparan órdenes de compra, automatizan los flujos de aprobación, hacen las conciliaciones entre extractos bancarios y pagos realizados e identifican patrones o pronostican comportamientos. Las personas que antes hacían el proceso manual pueden dedicarse a una actividad vital cuando se habla de optimizar gastos administrativos: la negociación con proveedores, en la que es esencial la interacción humana.
Si tus resultados financieros no te convencen, revisa tus gastos administrativos y analiza dónde es posible generar ahorros. Redúcelos y despega tu negocio. ¿Te subirás a este vuelo?
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