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Manejar el fondo de imprevistos en propiedad horizontal es más que guardar plata. Su manejo es clave para proteger a la comunidad en emergencias, cumplir la ley y asegurar la buena gestión de la propiedad horizontal.
Más que una obligación, el fondo de imprevistos en propiedad horizontal es una herramienta para cuidar el bienestar de todos los residentes y copropietarios.
Según la Ley 675 de 2001, en su artículo 35, este fondo es un ahorro obligatorio que se conforma con un recargo del 1 % sobre el presupuesto anual de gastos comunes, el cual se recauda mensualmente como un valor adicional en la cuota ordinaria de administración que pagan los copropietarios y que está destinado a atender obligaciones que no estaban previstas en el plan anual de gastos.
Si el presupuesto del edificio es de $120 millones de pesos al año, el fondo debe recibir al menos $1,2 millones (esto es el 1% del presupuesto). Ese monto se reparte mes a mes entre todos los copropietarios, según su coeficiente de participación.
Así, si un propietario tiene un coeficiente del 2 %, su aporte mensual al fondo sería de $2.000 ($1.200.000 × 2% = $24.000/año ÷ 12 meses = $2.000/mes). Eso se suma a su cuota ordinaria, que puede ser, por ejemplo, de $200.000. En total pagaría $202.000: la mayor parte para cubrir los gastos del edificio y una fracción para fortalecer el fondo de imprevistos.
Como administrador, tu manejo responsable de este fondo ayuda a que el edificio esté preparado ante contratiempos. En la práctica, no basta con saber qué es ni cómo se conforma; surgen decisiones sobre su uso, cómo reponerlo y cómo registrarlo que influyen directamente en tu labor diaria.
Aquí encontrarás ocho preguntas clave sobre el fondo de imprevistos contemplado en la Ley 675 que van más allá de lo básico.
Son dudas que aparecen en la gestión cotidiana —como si puedes usar el fondo para cubrir la cartera vencida, cómo justificar un gasto ante una demanda inesperada o qué pasos seguir para restituirlo— y que te ayudarán a manejar el fondo de imprevistos en propiedad horizontal con criterio y confianza.
No contar con un fondo de imprevistos en propiedad horizontal durante varios años no es solo un descuido financiero, es un incumplimiento de una obligación establecida en la Ley 675 de 2001, que exige a las copropiedades constituir este respaldo para cubrir gastos no contemplados en el presupuesto anual.
Los conjuntos de vivienda de interés social (VIS) o de interés prioritario (VIP) con menos de cinco unidades habitacionales no están obligados a conformar este fondo. Para el resto de los edificios y conjuntos, su constitución es obligatoria (Ley 675 de 2001, art. 35, parágrafo 2°, modificado por Ley 2079 de 2021, art. 45).
Además de ir en contra de la norma, este incumplimiento trae consecuencias como:
Inconsistencias financieras y contables: al no tener el fondo, los estados financieros muestran menos activos de los que deberían y pueden generar objeciones de los copropietarios o dificultades para su aprobación en la asamblea general ordinaria de propietarios de la propiedad horizontal.
Falta de recursos ante emergencias: sin este respaldo, la copropiedad no puede atender imprevistos ni cubrir gastos urgentes. Esto afecta el mantenimiento, la conservación y el buen manejo de las áreas comunes.
Aunque la Ley 675 no impone multas específicas por no tener este fondo, su omisión puede generar responsabilidad civil para el administrador, además de:
Reclamos de los copropietarios para que se constituya el fondo y se corrija la gestión.
Responsabilidad directa del administrador ante la asamblea o incluso ante instancias judiciales.
No tener este fondo limita la capacidad de respuesta y debilita la confianza de la comunidad en tu gestión. Con el tiempo, la falta de soluciones puede generar conflictos internos y cuestionamientos que afectan tu labor como administrador.
No se puede. La Ley 675 es clara: el fondo de imprevistos se crea exclusivamente para atender obligaciones o expensas imprevistas. Las cuotas de administración vencidas no son imprevistas: se conocen y se presupuestan desde el inicio de año y constituyen un riesgo operativo que debe gestionarse con herramientas específicas de recaudo. Por lo tanto, el uso del fondo para cubrir morosidades está fuera de su finalidad.
La gestión de cartera debe realizarse con herramientas legales como:
Medidas preventivas:
Incluir provisión de cartera morosa en el presupuesto anual (según análisis de recuperabilidad)
Implementar descuentos por pronto pago aprobados por la asamblea
Establecer sistemas de pago flexibles y recordatorios oportunos
Medidas de recaudo:
Intereses de mora: equivalentes a 1.5 veces el interés bancario corriente, según artículo 30 de la Ley 675.
Procesos ejecutivos: La certificación del administrador constituye título ejecutivo según el artículo 48 de la Ley 675.
Acuerdos de pago: Estructurados según la capacidad del deudor (práctica administrativa)
Medidas extraordinarias:
Cuotas extraordinarias: Aprobadas por la asamblea para cubrir déficit operativo
Como administrador, necesitas reforzar las estrategias de recaudo para que las cuotas se paguen a tiempo y el flujo de caja de la copropiedad se mantenga estable. ¿Ya conoces Tu360Inmobiliario Administra tus inmuebles?
Guía práctica para manejar cuotas extraordinarias en propiedad horizontal
Estos temas también generan dudas al momento de gestionar el fondo de imprevistos. Al igual que en otros casos, es importante que tengas claras algunas condiciones antes de usarlo.
Un proceso judicial o laboral inesperado puede requerir pagos inmediatos: honorarios de abogados, conciliaciones o montos ordenados por una sentencia. Si esos gastos no estaban contemplados al elaborar el presupuesto y no pueden esperar, es válido cubrirlos con este recurso.
También puedes usarlo para otros gastos legales que surjan de forma repentina, como contratar una firma para atender un reclamo urgente o responder a un proceso inesperado.
Las pólizas comunes, como las pólizas todo riesgo, daños o responsabilidad civil contractual y extracontractual, deben incluirse cada año en el presupuesto. Si no se hizo, no corresponde pagarlas con este fondo, porque son gastos previsibles.
Hay excepciones. Si aparece un seguro nuevo exigido por un cambio de norma, o una póliza especial para cubrir un riesgo que no existía cuando se armó el presupuesto, sí se cubre con este recurso, previa autorización de la asamblea general según el artículo 38 numeral 11 de la Ley 675.
La ley 675 de 2001 establece que el uso de este fondo de imprevistos lo aprueba la asamblea de copropietarios. Así se garantiza que el dinero destinado a emergencias se use bajo un acuerdo común y de forma transparente.
El artículo 35 es claro: "El administrador podrá disponer de tales recursos, previa aprobación de la asamblea general", y el artículo 38, numeral 11, ratifica que es función exclusiva de la asamblea "Otorgar autorización al administrador para realizar cualquier erogación con cargo al Fondo de Imprevistos".
El reglamento de propiedad horizontal puede establecer procedimientos específicos para obtener esta autorización (montos, documentación requerida, plazos de convocatoria), pero no elimina la obligación de aprobación previa.
Si enfrentas una emergencia extrema que compromete la seguridad o la vida:
Convoca asamblea extraordinaria inmediatamente (incluso virtual)
Solicita autorización urgente con justificación detallada.
Busca recursos alternativos (fondos de operación, proveedores con pago diferido) mientras obtienes la autorización.
Si la emergencia requiere gasto inmediato, usa recursos diferentes al fondo de imprevistos y solicita posteriormente reembolso con autorización de la asamblea.
Si llegas a enfrentar un escenario así:
Documenta detalladamente lo ocurrido.
Justifica por qué se tomó la decisión.
Informa de inmediato a la comunidad.
Presenta el caso ante la asamblea a la mayor brevedad posible para su revisión y aprobación.
Apóyate siempre en el reglamento interno del edificio y deja constancia de cada paso. Guarda los soportes: actas, autorizaciones, facturas y contratos. Con ellos podrás rendir cuentas claras a los copropietarios y al revisor fiscal. La transparencia en el manejo del fondo fortalece la confianza de la comunidad en tu gestión.
Sí. Cada vez que uses recursos de este fondo, debes revisar cuánto quedó disponible y planear cómo volver a llevarlo al nivel mínimo que pide la ley.
La Ley 675 indica que el fondo debe alimentarse con un recargo de al menos el 1 % del presupuesto anual de gastos comunes, y que solo puede suspenderse ese aporte cuando el fondo alcance el 50 % del presupuesto. Por eso, si después de atender una emergencia el saldo baja de ese nivel, es importante seguir haciendo aportes hasta recuperarlo.
La estrategia se define en la asamblea general ordinaria de propietarios de la propiedad horizontal al aprobar el presupuesto del año. En ese momento presentas el saldo actual y propones el recargo que permitirá reconstruir el fondo.
Por ejemplo, si el presupuesto anual es de $200 millones y el fondo tenía $100 millones, pero se usaron $60 millones para atender una emergencia, el saldo quedó en $40 millones, apenas el 20 % del presupuesto.
En ese caso, la asamblea debe aprobar que se mantenga el recargo del 1 % hasta que el fondo vuelva a superar el 50 %.
No necesariamente. Ese porcentaje es un mínimo sugerido, pero no impide acumular más. La asamblea puede aprobar un monto mayor si las condiciones lo requieren.
Por ejemplo:
En un edificio antiguo, con mayor probabilidad de reparaciones costosas, es prudente superar ese 50 %.
En un conjunto nuevo, con seguros robustos y mantenimiento reciente, tal vez ese nivel sea suficiente.
Estas son recomendaciones que pueden ayudar a tomar una mejor decisión según las características de cada copropiedad.
La plata se recoge junto con la cuota de administración mensual.
Dentro de esa cuota hay una parte que alimenta el fondo.
El aporte de cada propietario se calcula según el coeficiente de propiedad horizontal en Colombia, que es el porcentaje que determina su nivel de participación en la copropiedad, dependiendo del área o superficie que le pertenece.
Aunque la revisión formal se hace una vez al año, es buena práctica que estés pendiente del saldo durante todo el año. Si surge otro gasto imprevisto y el fondo se reduce mucho, puedes proponer una asamblea extraordinaria para ajustar los aportes y asegurar que la copropiedad siempre tenga un respaldo adecuado.
El objetivo de este fondo no es generar rentabilidad ni que sirva para inversiones. Es un respaldo disponible de inmediato cuando la copropiedad enfrente un gasto que no estaba presupuestado.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) explica que este recurso tiene un uso específico. Por eso se mantiene en cuentas exclusivas, fáciles de usar en caso de emergencia. Esto limita invertirlo en instrumentos de largo plazo o que impliquen riesgos.
Lo ideal es que mantengas el dinero del fondo en una cuenta de ahorros a nombre de la copropiedad, separada de los recursos que usas a diario. Esa cuenta puede generar algún rendimiento, pero no es obligatorio buscar rentabilidad ni hacer inversiones que pongan en riesgo su disponibilidad.
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Tu fondo de imprevistos puede ayudarte a alcanzar este monto y reducir significativamente los costos de recaudo, convirtiendo una obligación legal en un beneficio económico.
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Según el CTCP, si el fondo de imprevistos genera rendimientos financieros, estos deben registrarse como ingresos del periodo en el estado de resultados. La asamblea o el consejo de administración decidirá si esos rendimientos aumentan el valor del fondo o si pueden usarse para cubrir otros gastos de la copropiedad.
El fondo de imprevistos no se registra como gasto ni como pasivo. Conforme al Concepto 2018‑035065 del CTCP, en el presupuesto debe incluirse “como un fondo líquido”, porque se trata de una obligación legal y, por tanto, afecta el presupuesto proyectado.
En los estados financieros, el fondo se reconoce como un activo (efectivo) restringido que se incrementa con los recaudos.
Clasificación: en el estado de situación financiera se presenta en el activo, en una cuenta de efectivo o fondo especial con destinación específica. Según el Concepto 2024-0075 del CTCP, el fondo de imprevistos hace parte del patrimonio de la copropiedad, pero su uso está limitado a los fines específicos que define la ley y aprueba la asamblea.
Separación: mantén el dinero en cuentas exclusivas para este fondo, así es más fácil identificarlo y controlarlo.
Sin registrarlo como gasto: los aportes no son egresos operativos, son reservas para contingencias.
Si al final del año la copropiedad tiene excedentes y parte de ese dinero proviene de aportes al fondo de imprevistos que no se usaron, el Documento de Orientación Técnica No. 15 del CTCP recomienda que la asamblea autorice crear una reserva con destinación específica. Así, esos recursos se clasifican correctamente dentro del patrimonio como fondos restringidos.
Por ejemplo, si no usaste el fondo durante el año y quedó disponible, ese monto puede registrarse como reserva patrimonial. Esto evita que, al planear el presupuesto del siguiente año, se confunda ese dinero con recursos de libre uso o se comprometan fondos que tienen un destino definido.
Un manejo contable incorrecto puede distorsionar la información financiera. Por ejemplo, si se registra como gasto, el resultado del periodo se vería artificialmente menor. Al manejarlo como una reserva patrimonial, reflejas de manera fiel la capacidad de respuesta de la copropiedad ante imprevistos y fortaleces la confianza en la administración.
El manejo del fondo de imprevistos es solo una de tus responsabilidades. Para que una propiedad horizontal funcione bien también necesitas controlar presupuestos, recaudos, morosidad y pagos a proveedores. Hoy cuentas con soluciones digitales que hacen todo esto mucho más fácil.
Una de ellas es Tu360Inmobiliario Administra tus inmuebles, una plataforma diseñada para facilitarte el trabajo. Con esta herramienta centralizas todos los pagos en un solo lugar y tienes control detallado, en tiempo real, de las finanzas del conjunto.
Por ejemplo, puedes ver al instante quién pagó su cuota de administración y quién está pendiente, lo que te ayuda a seguir de cerca el fondo de imprevistos asociado a esas cuotas.
Más opciones de pago: los residentes pueden pagar como les resulte más cómodo: desde la Sucursal Virtual Personas o la App de Bancolombia, en corresponsales bancarios, cajeros, o por canales como PSE, Nequi, tarjetas de crédito y el Botón Bancolombia. Esta variedad reduce retrasos, mejora la cobranza y garantiza que recursos como el fondo de imprevistos se alimenten a tiempo.
Pagos fáciles con código QR: cada inmueble cuenta con un QR único. A los residentes se les entrega un imán de nevera con ese código para pagar de forma rápida desde cualquier entidad financiera. Para ti, esto significa menos conciliaciones manuales y pagos identificados al instante.
Informes automáticos: puedes descargar reportes en Excel, consultar históricos de pagos y hacer conciliaciones bancarias con pocos clics. Esto reduce procesos manuales y evita errores. Según un estudio de 2024 de la Universidad Central de Queensland (Australia), cerca del 94 % de las hojas de cálculo presentan errores humanos. Por eso, contar con informes automáticos no solo te ahorra tiempo, también te da información confiable para tomar decisiones seguras.
Ahorro y flexibilidad: Tu360Inmobiliario ofrece tarifas preferenciales en servicios de recaudo y no exige cláusulas de permanencia, así que tienes total libertad para usarlo según las necesidades de la comunidad.
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Contar con un fondo de imprevistos bien manejado es clave para que la comunidad funcione sin sobresaltos. Si además te apoyas en herramientas digitales como Tu360Inmobiliario, llevas la administración de propiedad horizontal a otro nivel: más eficiente, más transparente y más sencilla para todos.
El fondo de imprevistos en propiedad horizontal, junto con otras soluciones modernas, se convierte en un respaldo real para la sostenibilidad y el éxito de tu gestión.
Este contenido tiene fines informativos y no reemplaza el asesoramiento legal o contable especializado. En caso de dudas sobre la aplicación de estos conceptos en tu copropiedad, consulta con tu abogado o contador de confianza.
Fuentes
Consejo Técnico de la Contaduría Pública. (2024, 18 de junio) Documento de Orientación técnica. https://www.ctcp.gov.co/publicaciones-ctcp/orientaciones-tecnicas/1472852138-4188
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Consejo Técnico de la Contaduría Pública. (2024, 12 de abril). PH - Contabilización del Fondo de Imprevistos. https://cijuf.org.co/sites/cijuf.org.co/files/normatividad/2024/CONCEPTO%200182.pdf
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