Cómo usar el fondo de imprevistos en propiedad horizontal

Una emergencia no da espera. ¿Y si hoy tu edificio se enfrentara a una?

El ascensor deja de funcionar, hay una fuga de agua en el último piso o una tubería colapsó… Son problemas que pasan en cualquier momento. La diferencia está en si tu propiedad está preparada para afrontarlo… ¿o no?

Como administrador, tu papel es tomar decisiones rápidas y acertadas, y —para eso— el fondo de imprevistos en propiedad horizontal no solo debe existir: debe usarse con criterio.

Por eso, desde Tu360Inmobiliario, creamos una simulación práctica paso a paso de cómo gestionar estos inconvenientes.

Te mostraremos cómo actuar ante escenarios reales de fallas en la copropiedad, verificar lo qué es “imprevisto” o lo que no, y aprender cómo actuar correctamente ante una emergencia sin poner en riesgo las finanzas del edificio ni cometer errores legales. Prepárate antes de que ocurra lo inesperado.

¿Y si mañana ocurre un imprevisto en tu edificio? Una simulación paso a paso de cómo usar el fondo de imprevistos en propiedad horizontal

Imagina esto: es lunes, son las 7:30 a. m., y justo cuando los residentes se preparan para salir, te avisan que algo no anda bien: hay una filtración de agua en el último piso, el ascensor dejó de funcionar, o hubo un corto circuito que dejó sin electricidad las áreas comunes.

En cualquiera de los casos, no hay tiempo que perder. Como administrador, esta situación te exige actuar rápido, pero —sobre todo— actuar bien:

Paso 1: Verifica la situación y evalúa si puedes usar el fondo o necesitas convocar una asamblea

Antes de pensar en usar el fondo de imprevistos, lo primero es confirmar si el gasto realmente califica como imprevisto, que es la condición fundamental que establece la Ley 675 de 2001.

Para orientarte mejor, hazte estas preguntas prácticas (no son requisitos de ley, sino una guía para administradores):

• ¿El daño es urgente y compromete la seguridad, salud o funcionamiento esencial del edificio?

• ¿Es imprevisible y no estaba contemplado en el presupuesto?

• ¿El problema es recurrente?

Pongámoslo en una tabla sencilla que lo explica muy bien:

Si la respuesta es “sí” en la mayoría de los casos, probablemente estés frente a un gasto que podría cubrirse con el fondo.

Ahora, si el daño no presenta estas características, como administrador de la copropiedad, convoca una asamblea general ordinaria en propiedad horizontal y presenta la propuesta de gasto con una cuota extraordinaria o reajusta el presupuesto.

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¡Cuidado! no todo se puede pagar con el fondo de imprevistos en propiedad horizontal

Sí, el fondo de imprevistos es útil, pero no es un comodín para cualquier gasto. Aunque la ley no prohíbe de forma explícita escenarios para su uso, sí se requiere que se acredite la condición de imprevisto.

Estos son algunos ejemplos de casos en los que NO se podría usar un fondo de imprevistos:

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¿Qué pasa si se usa mal?

Hoy en día la Ley 675 de 2001 no establece sanciones ni multas directas por el uso indebido del fondo de imprevistos. Sin embargo, eso no significa que no haya consecuencias.

Si un administrador lo utiliza sin autorización de la asamblea o para fines que no corresponden, perderá la confianza de la comunidad y puede ser destituido de su cargo por decisión de la asamblea de propietarios. Además, puede traerle futuros problemas legales por responsabilidad e indemnización de perjuicios.

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Paso 2: Informa a la Asamblea de Propietarios y al Consejo de Administración (si aplica)

Según la ley, es la asamblea de propietarios la que autoriza el uso del fondo de imprevistos. Así lo establece el artículo 35, inciso final, y se ratifica en el artículo 38, numeral 11: La asamblea tiene como naturaleza otorgar autorización al administrador para realizar cualquier erogación con cargo al Fondo de Imprevistos de que trata la presente ley.

Ahora bien, en muchos reglamentos de propiedad horizontal también se permite que el Consejo de Administración autorice su uso hasta cierto monto. Si ese es el caso de tu copropiedad, lo correcto es informarles de inmediato, por ejemplo:

“Buen día a todos. El ascensor presentó una falla crítica esta mañana. Ya contacté al proveedor. Solicito autorización para cubrir la reparación con el fondo de imprevistos. Les mantengo al tanto.”

Ahora, bien si el reglamento no delega esa función al Consejo, entonces habrá que convocar a una asamblea extraordinaria para tomar la decisión.

Paso 3: Revisa el estado del fondo de imprevistos

Antes de usar esa plata, asegúrate de que:

• Existe suficiente saldo disponible para cubrir el gasto.

• Está contabilizado correctamente como una reserva dentro del patrimonio en el Estado de Situación Financiera (no como gasto o pasivo).

• Existe soporte bancario que respalde ese saldo en efectivo.

Según el artículo 35 de la Ley 675 de 2001, este fondo representará al menos el 1% del presupuesto del año.

Importante: Este dinero no se descuenta del presupuesto total anual, sino que se adiciona como una cuota extra que se suma a la plata del presupuesto planeado.

Veámoslo en un ejemplo:

Si el presupuesto del edificio para el año es de $100.000.000, el fondo de imprevistos mínimo legal debe ser $1.000.000 adicionales, es decir, el presupuesto total sería de $101.000.000.

Dato extra: Si ya se ha acumulado el 50% del presupuesto ordinario de gastos del presente año, la asamblea general ordinaria en propiedad horizontal tiene la facultad de decidir si suspender temporalmente su financiación o seguir fortaleciéndolo.

¿Cómo hacer que el fondo funcione de verdad?

• Proponer un porcentaje con respaldo técnico, no al azar

Un fondo de imprevistos no es solo una casilla más en el presupuesto de tu administración de propiedad horizontal. Es tu escudo frente a lo inesperado.

Y proponer un porcentaje del fondo de imprevistos ante la asamblea de propietarios requiere criterios técnicos claros, no suposiciones. Esto hará que la asamblea pueda tomar la mejor decisión final sobre cuánto porcentaje se destinará al fondo.

Lo ideal es calcularlo con base en:

• Proyecciones de mantenimiento correctivo y preventivo: aunque estos gastos normalmente deben incluirse en el presupuesto general (y no cubrirse con el fondo de imprevistos), sirven como parámetro de referencia para calcular el tamaño del fondo. Analiza cuáles son los servicios comunes más costosos (ascensores, bombas hidráulicas, plantas eléctricas, etc.) y consulta con proveedores cuánto valen sus mantenimientos mayores o posibles reemplazos.

• Antigüedad del edificio: si la edificación supera los 10 años, es probable que comience a requerir inversiones importantes en infraestructura. Eso cambia el cálculo del fondo.

• Ubicación y tipo de propiedad: un conjunto residencial campestre puede tener necesidades muy distintas a un edificio urbano con piscina, sauna o gimnasio. Cada tipo tiene riesgos y costos diferentes.

• Historial de emergencias pasadas: revisa qué imprevistos han ocurrido en los últimos 5 años. ¿Hubo filtraciones, daños por tormentas, fallas en el sistema eléctrico? Eso te da pistas de qué tan expuesto está el conjunto.

• Recomendaciones de profesionales técnicos: asesórate con ingenieros civiles, eléctricos o administradores con experiencia en propiedad horizontal. Ellos pueden ayudarte a estimar con mayor precisión cuánto se debería guardar mes a mes.

📌Además, considera lo siguiente:

• Haz visible el crecimiento del fondo en los informes periódicos. Mostrar que el fondo existe y crece genera confianza.

• Evita usar el fondo como “salvavidas frecuente”. Si lo usas cada mes, es momento de revisar el presupuesto ordinario de la administración de propiedad horizontal.¡Un fondo sano no solo cubre imprevistos, también habla bien de tu gestión!

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Paso 4: Paga el servicio con el fondo de imprevistos en propiedad horizontal y deja todo documentado en actas y archivo contable

Una vez aprobada la gestión, haz el pago del arreglo desde la cuenta del fondo. Incluye siempre:

• La factura del proveedor

• El informe técnico

• Prueba del daño (foto, video, reporte de residente)

• Soporte de pago

Toda esta información debe quedar registrada formalmente en la contabilidad, con el movimiento del fondo correctamente explicado en las notas de los estados financieros.

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Paso 5: Comunica el gasto con claridad a los residentes

Usar el fondo de imprevistos en propiedad horizontal no se trata solo de gastar con urgencia, sino de comunicar con inteligencia. La transparencia no es un requisito adicional: es la base de una administración sana.

¿Qué esperan los copropietarios?

Confianza que solo se construye informando con claridad cada decisión que se toma, sobre todo cuando involucra recursos colectivos.

Algunas prácticas clave para mantener la transparencia:

• Comparte el diagnóstico: Explica qué pasó (ej. se averió el ascensor), cuál fue el riesgo y qué tan urgente era actuar. Un comunicado claro tranquiliza.

• Muestra el plan de acción: Cuánto costó, a quién se contrató, por qué se eligió ese proveedor, cuándo se solucionó.

• Informa por canales efectivos: Usa carteleras, correos, grupos de WhatsApp o asambleas. Asegúrate de que todos se enteren, no solo los que preguntan.

• Entrega soportes: Cotizaciones, facturas, informes técnicos… esos papeles que validan que actuaste con criterio.

• Redacta un comunicado a los copropietarios de la propiedad horizontal con el resumen del uso del fondo cada vez que lo uses. No necesitas grandes reportes, solo claridad.

Y no olvides: cada decisión de gasto también tendrá en cuenta elcoeficiente de propiedad horizontal en Colombia, que determina el valor de participación de cada copropietario en los aportes y decisiones.

Paso 6: Repón el fondo sin descuidar el respaldo normativo

Si usaste parte del fondo de imprevistos (o todo) para atender una urgencia, no hay problema. Ahora lo crucial es reponerlo para que sea tu herramienta en futuras emergencias.

¿Cómo hacerlo?

• Revisa cuánto se usó y cuál es el saldo actual del fondo.

• Si el fondo se agotó, puedes convocar una asamblea para autorizar ese recaudo adicional.

• Define el monto necesario: hazlo de manera proporcionada y legítima ante la comunidad. Distribúyelo según los coeficientes de copropiedad, que definen cuánto aportará cada unidad privada en proporción a los bienes comunes.

¿La asamblea debe aprobarlo?

Sí, la asamblea general es el escenario donde se decide si incrementar el fondo, repartir ese costo entre copropietarios, y respetar los coeficientes de propiedad horizontal que definen la aportación proporcional de cada uno.

Esto se contempla en el artículo 38, numeral cuatro: “La asamblea podrá aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, así como incrementar el fondo de imprevistos, cuando fuere el caso.”

¿Por qué este paso es tan importante para ti como administrador?

• Demuestra que tu gestión no improvisa: administras con visión a largo plazo, no solo reaccionas.

• Evita sorpresas financieras: no dependes de terceros para cubrir emergencias.

• Fortalece la confianza: tu comunidad ve que el fondo está activo, recuperado y listo para lo que venga. Eso habla de transparencia y orden.

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Fuentes

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