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Imprevistos en la planeación financiera o las condiciones del mercado pueden hacer que las empresas registren sobrestock o excedente de inventario. Te contamos como gestionar estas eventualidades para que no se afecte el flujo de caja del negocio.
Muchas empresas pierden dinero con el inventario acumulado en bodega, sin tener en cuenta que este tipo de circunstancias influyen su flujo de caja y los resultados financieros. Mónica es la gerente de una empresa que importa y comercializa al por mayor insumos para cortinería y acabados, y desde hace 3 años tiene en una de las bodegas piezas y materiales de las colecciones que fueron boom en aquel momento pero que por diversas circunstancias no lograron ser vendidas, generando un sobrestock.
Mónica está convencida de que el costo de esa mercancía es marginal, pero no ha tenido en cuenta que en ese inventario tiene atrapados más de $ 200 millones que pagó en su momento para importar desde China los materiales. A este valor se le debe sumar el costo de almacenamiento mensual.
Pero la escasez de demanda no es la única razón por la que se produce el sobrestock. Este, comúnmente, también se origina cuando las estimaciones del negocio no se ajustan a la realidad y se produce más de lo que puede vender.
Las razones de un excedente en inventarios pueden ser diversas, desde el final anticipado de un contrato sobre el cual ya se habían realizado compras de insumos, hasta problemas logísticos en los puertos que retrasan la entrega de los productos y pueden terminar en la pérdida de ventas.
Existen diversos criterios con los que una empresa puede evaluar si tiene sobrestock. El primero se basa en revisar el plazo estimado que se tenía para vender un producto y los retrasos en lograr esa meta. Pero también se debe analizar el comportamiento en la rotación de los productos o insumos en periodos cortos para anticipar si se van a tener problemas de excedentes y tomar cartas en el asunto.
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Julián Durán, director administrativo de Ozeol, multinacional dedicada a la búsqueda y compra de saldos de inventario, explica que el sobrestock genera inconvenientes que las empresas deben aprender a gestionar con urgencia.
“Un saldo de inventario genera costos financieros relacionados con el bodegaje y la gestión de la mercancía. Eso es delicado para el flujo de caja. Por eso, es mejor venderla, no necesariamente en el mismo país de origen, para evitar esos costos innecesarios”,
Al gestionar el sobrestock de forma adecuada, se salva un porcentaje de los recursos invertidos en la fabricación de los productos. Ese “respiro” financiero puede usarse como impulso para reinvertir en una producción que sí responda a las necesidades del mercado.
Además, con la correcta gestión del sobrestock se evita que productos que aún tienen una vida útil terminen siendo incinerados o desechados, que es lo que hacen empresas y puertos con la mercancía que no se vende o se reclama, ya que suele ser más barato que implementar otras estrategias.
La gestión de los saldos de inventario, entonces, se convierte en una alternativa tanto financiera como de sostenibilidad porque le da una segunda oportunidad a los productos que no se vendieron.
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Usualmente, los productos de sobrestock permanecen en una bodega durante largos periodos de tiempo. Esto hace que pierdan valor, mientras siguen generando un costo para las compañías. ¿Cómo establecer cuánto valen para volverlos a poner en el mercado? Julián Durán explica el proceso:
El primer paso para gestionar el saldo de inventarios es contactar expertos especializados en cada línea de producto que conozcan los requerimientos técnicos que deben cumplir para ser vendidos en cierto mercado. Por ejemplo, si una compañía tiene un excedente de camisetas, se revisan tallas, colores, materiales, etc.
Los expertos analizan el volumen del inventario disponible. Si la estrategia es exportar el producto, se suele hablar de una cantidad que quepa en un container porque de esto depende que la exportación y el transporte de la mercancía sea viable.
Una vez se tienen claros estos datos, viene la etapa de contactar al cliente interesado en los saldos de inventario. Con él se acuerda el precio por unidad y por lote, teniendo en cuenta los costos asociados a la operación, como los de exportación. Si el empresario está de acuerdo, se emite la orden de compra y se realiza la venta, como ocurriría con cualquier producto. Con respecto a las condiciones de pago, se suele solicitar un anticipo y el resto del pago contra entrega del producto.
“En algunas ocasiones, cuando se trata de comida congelada como camarones o mejillones, por ejemplo, es necesario someterla a pruebas de calidad para asegurar al comprador que cumple con los estándares mínimos de su mercado y garantizar que se mantuvo el alimento congelado durante toda la cadena de abastecimiento”.
Vender el sobrestock a otro país tiene ventajas, como llegar a tiendas con buena reputación en las que el nombre de un negocio y sus marcas no corran riesgos en ese sentido y no se desvaloricen en el mercado local. Pero no todos los productos que se han dejado de vender tienen el potencial para acceder a mercados internacionales.
El director administrativo de Ozeol afirma que, en ese caso, existe una estrategia que se puede aplicar. Esta es realizar alguna transformación al producto o su empaque para que cumpla los requerimientos del mercado objetivo.
“En una ocasión, tuvimos un cliente que producía mango y necesitaba salir de su saldo de inventarios para tener flujo de caja. Le aconsejamos realizar el proceso de congelado y empaque del producto para enderlo en los supermercados en Francia al consumidor final. Esa no era su vocación natural, pero aprendió con nosotros y así lo pudo comercializar”, asegura.
Adicionalmente, las empresas pueden acudir a otras estrategias para gestionar el sobrestock como:
Lo que siempre deben recordar los negocios cuando se embarcan en estos procesos son los costos asociados a estas estrategias, como los administrativos o los logísticos. Esta planeación financiera es clave para que la gestión de los saldos de inventario no termine por requerir más recursos de los que la empresa está dispuesta a invertir.
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