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Cuando surgen imprevistos costosos en el edificio, las cuotas extraordinarias en propiedad horizontal son la clave para resolverlos. Tener claro lo que dice la ley y utilizar herramientas digitales de cobros te permitirán gestionarlas sin problema.
¿Administras propiedades? Entonces sabrás que gestionar las cuotas extraordinarias en propiedad horizontal también es parte de tu trabajo.
Y aunque no hay nada más tensionante que una asamblea donde se habla de plata, cuando se rompe una tubería o hay que cambiar el ascensor, toca actuar.
El secreto está en cómo lo explicas, de qué manera lo calculas y cómo lo respaldas. Porque si los copropietarios entienden la urgencia, ven claridad en los números y confían en tu gestión, no solo aprueban… te apoyan.
Desde Tu360Inmobiliario, te damos las claves para que propongas, comuniques, apruebes y cobres las cuotas extraordinarias con paciencia y sin complicaciones. Porque administrar bien también es saber cómo comunicar.
Según la Ley 675 de 2001, (la guía base de la propiedad horizontal), todos los propietarios de unidades privadas como apartamentos, locales o casas dentro del conjunto o edificio deben pagar cuota extraordinaria.
Pero no todos aportan lo mismo: la cuota extraordinaria se calcula según el coeficiente de cada unidad privada.
Este coeficiente está definido en el reglamento de la propiedad horizontal y se calcula en base al tamaño en metros cuadrados de cada copropiedad y en su participación proporcional en las áreas y servicios comunes.
En otras palabras, el coeficiente indica qué porcentaje de las zonas comunes le corresponde a cada propiedad horizontal. Por ejemplo: si el edificio cuenta con ascensores, escaleras, piscina o parqueaderos, el coeficiente determina el valor a pagar. A mayor metros cuadrados tenga una copropiedad, mayor será el aporte.
A veces, en las reuniones, surge la idea de que las expensas comunes y extraordinarias sean iguales para todas las personas. Pero la ley es clara: los cobros han de ser proporcionales al tamaño de la copropiedad, y no por acuerdos informales.
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La cuota extraordinaria contemplada en la Ley 675 es clara: si no se pagan a tiempo, las cuotas extraordinarias generan intereses de mora y se aplican sanciones como:
Cobro de intereses de mora: Pueden llegar hasta 1,5 veces el interés bancario corriente.
Restricción del uso de zonas no esenciales, como la piscina o el gimnasio, si la deuda crece.
Eso sí, ten en cuenta que hay límites legales. El Ministerio de Justicia de Colombia aclara que no puedes restringir servicios básicos. Entre otras cosas:
No cortes el citófono.
No impidas la entrada o salida de personas o pertenencias.
No limites el acceso a zonas comunes como la portería o las vías de entrada.
No bloquees el buzón.
Un propietario puede impugnar la cuota extraordinaria ante un juez civil si considera que fue injusta o mal aprobada.
Para cobrar una cuota extraordinaria, esta tiene que ser aprobada en Asamblea General del edificio, tal como lo establece el artículo 38 de la Ley 675 del 2001. No se trata de tomar decisiones por cuenta propia.
Depende del monto que se quiera cobrar:
Si la cuota no supera el valor de 4 cuotas ordinarias, se necesita que el 51 % de los asistentes vote a favor.
Si la cuota sí supera ese valor, la aprobación debe ser por al menos el 70 % de los asistentes.
Cuando la Asamblea aprueba una cuota extraordinaria, esta aplica para todos. Así no hayan ido a la reunión o no estén de acuerdo, igual deben cumplir con el pago. Incluso si la constructora aún tiene apartamentos sin vender, también le corresponde aportar.
Antes de hablarles de cifras, lo importante es tener claro qué se necesita y por qué. Para que la cuota extraordinaria sea justa y bien recibida, el presupuesto debe reflejar la realidad. Hazlo así:
Haz un diagnóstico detallado: ¿Qué daños hay?, ¿cuáles son urgentes?, ¿hay varias formas de solucionarlos?
Cotiza con varios proveedores: No te quedes con la primera opción. Comparar precios te ayuda a elegir mejor y a darle tranquilidad a los propietarios.
Incluye imprevistos y márgenes reales: Si se daña el sistema de tanques de agua, por ejemplo, puede que el arreglo saque otros problemas. Es mejor prever un porcentaje adicional por si se presenta algo más.
Tip: Arma una tabla sencilla con el total estimado, y muestra cómo ese monto se reparte por coeficiente. Entre más visual, más fácil de entender.
Una buena calendarización de pagos es clave para llevar a cabo la contabilización de las cuotas de administración en la propiedad horizontal y que no se vuelva una carga ni para ti ni para los propietarios. Aquí algunas ideas que puedes implementar:
Define un cronograma claro: ¿Se pagará en una sola cuota o en varias? Especifica fechas exactas y montos.
Haz recordatorios anticipados: Usa el correo, un grupo de WhatsApp o carteleras. Una alerta a tiempo evita retrasos.
Incluye alertas automáticas: Programa notificaciones para recordar los pagos.
Para que tu propuesta sea bien recibida, la clave está en la transparencia y la claridad. Aquí algunos consejos:
Prepara una justificación clara:
No basta con decir “se necesita dinero”. Presenta un informe que explique el problema, por qué se requiere la cuota y cómo vas a usar el dinero como administrador.
Elabora un presupuesto detallado:
Calcula bien el monto necesario basándote en cotizaciones reales. Si puedes, muestra varias opciones de proveedores. Eso genera confianza.
Habla en lenguaje simple:
No uses términos complicados. Explica cómo la cuota beneficiará directamente a los residentes: “Mejorará la seguridad del edificio, aumentará el valor de los apartamentos y evitará daños mayores.”
Deja todo por escrito:
Asegúrate de que el acta de la Asamblea refleje:
El monto aprobado
El motivo de la cuota
El plazo para pagar
El medio de pago
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Cuando se propone una cuota extraordinaria, no faltan los desacuerdos. Aquí te dejamos unas técnicas para generar consenso y mantener la armonía:
Escucha antes de responder: A veces, los propietarios solo quieren sentirse tomados en cuenta. Dales espacio para hablar y valida sus dudas.
Enfócate en los beneficios comunes: En vez de hablar solo del gasto, muéstrales lo que se gana: seguridad, valorización, comodidad.
Invita a participar en la elección de proveedores: Eso crea confianza y sentido de pertenencia. Incluso puedes hacer una pequeña encuesta para elegir entre tres opciones.
Mantén los canales de comunicación abiertos: Después de la asamblea, no desaparezcas. Sigue disponible para resolver dudas o aclarar detalles. Un grupo en WhatsApp o un correo exclusivo para dudas mantiene el diálogo abierto y respetuoso.
Una vez aprobada la cuota, lo que sigue es lograr que todos los propietarios e inquilinos paguen a tiempo. Aquí algunas estrategias útiles:
Divide el pago en cuotas más pequeñas: Si el monto es alto, permite que lo paguen en partes mensuales. Así el impacto es menor para ellos.
Establece fechas claras de pago: Específica desde el inicio cuándo se pagará cada parte. Evita ambigüedades.
Ofrece diferentes formas de pago: Transferencias, depósitos, pagos digitales… entre más opciones, mejor.
Con Tu360Inmobiliario Administra tus inmuebles en alianza con Bancolombia cobra de forma práctica, segura y desde cualquier lugar. Mira lo que puedes usar:
Portal de pagos completo: Ofréceles a tus clientes opciones como PSE, tarjeta de crédito, Nequi, Daviplata y más. Muy pronto podrán descargar también sus soportes de pago.
Pagos con QR: Los residentes pueden escanear el código y pagar desde cualquier banco. De hecho, te entregamos un imán con el código para que tus clientes lo peguen en la nevera. Así siempre lo tienen a la mano para hacer el pago.
Además de cobrar, también puedes organizar toda la gestión de tu propiedad con nuestra herramienta de administración de inmuebles:
Visualiza los pagos al instante: Descarga reportes detallados de los pagos sin perder tiempo.
Haz más fácil tu contabilidad y el control de recaudos: Lleva un seguimiento claro de los pagos que recibes y simplifica la conciliación bancaria de cada conjunto o propiedad que administres.
Centraliza tu información: Carga tus bases de datos y ten toda la información de los inmuebles que manejas en un solo lugar.
Automatiza tu contabilidad: Próximamente podrás conectar Tu360Inmobiliario con tu sistema contable gracias a nuestra API.
Afíliate 100% en línea: Haz todo el proceso de vinculación sin filas ni papeleo en el banco.
¿Y tú? ¿Quieres transformar tu forma de administrar? En Tu360Inmobiliario Administra tus inmuebles te acompañamos en cada paso para que el manejo de cuotas extraordinarias en propiedad horizontal sea más fácil, claro y sin problemas.
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Fuentes
Ramírez, A. (2024, 3 de octubre). Cuidado con las Cuotas Extraordinarias en su Conjunto. angelramirezinmobiliario.com. https://angelramirezinmobiliario.com/cuidado-con-las-cuotas-extraordinarias-en-su-conjunto/
Leyes desde 1992 - Vigencia expresa y control de constitucionalidad [LEY_0675_2001]. (s.f.). Senado de La República de Colombia. Recuperado 21 de junio, 2025, from http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0675_2001.html
Romero, M. (2024, 24 de septiembre). CUOTAS EXTRAORDINARIAS DE ADMINISTRACION. Notaría 19 . Servicios notariales Bogota; Notaria 19. https://www.notaria19bogota.com/cuotas-extraordinarias-de-administracion/
¿Qué debo saber sobre las sanciones y las multas en la propiedad horizontal? https://www.minjusticia.gov.co/programas-co/LegalApp/Paginas/Sanciones-y-multas-en-la-propiedad-horizontal.aspx
La contabilidad de propiedad horizontal implica clasificar cuotas, evitar errores como mezclar fondos o ignorar el IVA y mantener reportes claros. Los administradores previenen fallos y cumplen la norma con procesos estandarizados y herramientas digitales.
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