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El aumento de la cuota de administración en propiedad horizontal debe aprobarse en la asamblea y sustentarse en el presupuesto, según la Ley 675. Una gestión clara, con soportes y trazabilidad, justifica el ajuste y reduce objeciones de los copropietarios.
El aumento de la cuota de administración en propiedad horizontal es una decisión que requiere sustento en tu gestión como administrador.
Parte de tu trabajo es preparar, proponer y sustentar el incremento de las cuotas ordinarias para su aprobación en la asamblea y así evitar objeciones o impugnaciones. Esa responsabilidad suele venir acompañada de preguntas sobre la legalidad del ajuste y los criterios aplicados.
Los ajustes en las cuotas de administración se hacen cuando los costos cambian. Por ejemplo, en 2026 el salario mínimo en Colombia se incrementó 23 %, según lo establecido en el Decreto 1469 de 2025, y en diciembre de 2025, la inflación (IPC) cerró en 5,1 %, según el DANE.
Estas cifras inciden directamente en los gastos operativos de las copropiedades porque aumentan los costos de servicios como vigilancia, aseo, mantenimiento y otros contratos atados al salario y al comportamiento general de los precios.
Entonces, ¿cómo puedes reflejar estos cambios en el presupuesto?, ¿hasta cuánto puede aumentarse la cuota?, ¿qué pide la ley para respaldar el incremento en asamblea?
En esta guía encontrarás una explicación del marco normativo vigente, los límites del aumento y los documentos que necesitas para respaldarlo correctamente, reducir los riesgos de objeciones y tomar decisiones con mayor tranquilidad.
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La Ley 675 de 2001 no establece un porcentaje máximo ni automático para aumentar la cuota de administración. Tampoco ordena que el ajuste se calcule con base en el IPC o en el salario mínimo.
Lo que sí define la norma es el rol de la Asamblea General de Copropietarios. De acuerdo con el artículo 38 de la mencionada ley, este órgano es el encargado de aprobar el presupuesto anual y las cuotas necesarias para cubrir las expensas ordinarias y extraordinarias de la copropiedad.
Esta decisión se toma en la asamblea ordinaria anual, que —según el artículo 39— debe realizarse en la fecha indicada en el reglamento o, en su defecto, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento del periodo presupuestal.
La cuota de administración en propiedad horizontal está directamente relacionada con el presupuesto que se somete a votación y con las necesidades reales del conjunto o edificio. Por eso, el valor de la cuota no se define de manera aislada, sino como parte de una planeación financiera que debe aprobarse y documentarse en la asamblea de propiedad horizontal.
Ahora bien, en algunas copropiedades el reglamento prevé mecanismos de ajuste transitorios para el periodo previo a la aprobación del presupuesto, usualmente en el lapso de enero a marzo. En estos casos, el reglamento puede establecer un criterio objetivo, como un índice económico previamente definido, para aplicar un ajuste provisional a la cuota.
Estos mecanismos no reemplazan la aprobación del presupuesto, sino que operan de forma temporal y deben ratificarse posteriormente en la asamblea, junto con el presupuesto anual y el valor definitivo de la cuota. De esta forma, el ajuste mantiene coherencia con la ley y con las decisiones colectivas de la copropiedad.
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¿Quién decide el aumento de la cuota de administración en propiedad horizontal?
Respuesta: El aumento de la cuota de administración en propiedad horizontal se define a partir de la aprobación del presupuesto por parte de la Asamblea General de Copropietarios. Como regla general, la cuota se fija en asamblea y no puede ajustarse con porcentajes automáticos basados en IPC o salario mínimo. Salvo que el reglamento autorice un mecanismo de ajuste transitorio, cualquier incremento debe ratificarse en la asamblea.
Para aprobar válidamente el presupuesto y el aumento de la cuota de administración en propiedad horizontal, la Asamblea General de Copropietarios debe cumplir con el quorum y mayorías previstas en el artículo 45 de la Ley 675 de 2001.
En una primera convocatoria, la asamblea puede sesionar cuando estén presentes propietarios que representen más de la mitad de los coeficientes de copropiedad.
Una vez conformado este quorum, las decisiones se toman, por regla general, con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes representados en la sesión. Sin embargo, si el presupuesto incluye asuntos que exigen una mayoría calificada, como ocurre con ciertas cuotas extraordinarias, se aplican reglas especiales.
Por ejemplo, el artículo 46, numeral 2, establece que cuando las expensas extraordinarias superan cuatro veces las expensas necesarias mensuales durante la vigencia presupuestal, se requiere el voto favorable del 70 % de los coeficientes.
Supongamos este caso:
Escenario: en la asamblea están presentes propietarios que representan el 55 % de los coeficientes.
Regla: las decisiones ordinarias como el presupuesto y la cuota de administración se aprueban con la mitad más uno de votos favorables de los coeficientes representados (no del total).
Hay que calcular: 55%×0.51=28.05%
¿Por qué 0.51? Porque 0.50 representa la mitad, y al sumarle uno (es decir, más del 50 %), se usa como aproximación 0.51 para reflejar ese "la mitad más uno".
Esto quiere decir que basta con el voto favorable del 28.05 % del total de coeficientes para aprobar, siempre que estén representados el 55 %.
Ahora bien, si en la primera convocatoria no se alcanza el quorum, la ley prevé un mecanismo para no paralizar la gestión.
De acuerdo con el artículo 41 de la Ley 675 de 2001, debe hacerse una segunda convocatoria el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial. En esta reunión se puede sesionar y decidir válidamente con un número plural de propietarios, sin importar el porcentaje de coeficientes representados. Por eso, es clave dejar constancia de esta regla desde la convocatoria inicial.
Otro punto importante es el límite a las mayorías exigidas. La ley establece que bajo ningún escenario puedes condicionar la aprobación del presupuesto a una mayoría superior al 70 % de los coeficientes.
El artículo 45 advierte que las decisiones tomadas en contravención de estas reglas son absolutamente nulas, lo que refuerza la importancia de verificar el quorum, las mayorías y la constancia en el acta antes de cerrar la asamblea.
¿Qué se necesita para que el aumento de cuota de administración en propiedad horizontal sea válido?
Respuesta: Para que el aumento de la cuota de administración en propiedad horizontal sea válido, la asamblea debe sesionar con propietarios que representen más del 50 % de los coeficientes de copropiedad. También debe aprobar el presupuesto con la mayoría prevista en el reglamento y la ley.
Al momento de definir un ajuste en la cuota de administración, tu rol como administrador es asegurar que el aumento esté legalmente sustentado.
El aumento es legal y sustentado cuando:
La asamblea se convoca siguiendo los plazos y el procedimiento previstos en el reglamento de propiedad horizontal. Además, se obtiene el quorum exigido para conformar la asamblea —la presencia de propietarios que representen más de la mitad de los coeficientes de copropiedad— y las decisiones se aprueban con las mayorías requeridas según la Ley 675 de 2001.
Se presenta un presupuesto anual que incluye todos los gastos previstos: vigilancia, aseo, administración, mantenimiento de zonas comunes, pólizas obligatorias y fondo de imprevistos. Para sustentarlo en asamblea, debes apoyarte en criterios objetivos que expliquen el incremento como, por ejemplo, el aumento de costos laborales, ajustes en contratos de servicios o el impacto de normas vigentes. La asamblea no aprueba porcentajes en abstracto, sino un presupuesto que explique por qué se requiere el ajuste.
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El aumento se deja consignado en el acta de la Asamblea General, con el quorum, el presupuesto aprobado y el valor de la cuota. Este documento es el soporte clave frente a cualquier reclamación.
Existen facultades transitorias autorizadas en algunos reglamentos de propiedad horizontal. Estos mecanismos permiten realizar ajustes provisionales mientras se aprueba el presupuesto anual. Aunque la Ley 675 de 2001 no menciona de forma explícita esta figura, su uso es válido si está previsto en el reglamento y se ratifica luego en asamblea. En todo caso, la habilitación debe ser expresa, clara y temporal.
El incremento responde a servicios específicos, como la vigilancia, y cuenta con contratos y cotizaciones que respaldan un mayor costo. Es importante verificar la normativa legal vigente que regula cada servicio porque en algunos casos los valores varían por tarifas oficiales o disposiciones emitidas por el Estado.
Existen soportes documentales disponibles para los copropietarios, como contratos, estados financieros y actas, que permiten verificar y entender el ajuste aprobado.
El aumento puede ser objetado cuando:
No existe un presupuesto aprobado por la asamblea. Si se pretende cobrar un aumento sin la debida aprobación, el ajuste carece de sustento legal.
El incremento se decide de forma unilateral. Como administrador, no puedes modificar la cuota por decisión propia. Un aumento comunicado sin aprobación de la asamblea puede ser objetado por los copropietarios y dar lugar a responsabilidad patrimonial de tu parte, como administrador, si se ocasionan perjuicios a la copropiedad.
La convocatoria presenta errores o no se conforma el quorum. Cuando no se respetan los tiempos —como la antelación mínima de quince (15) días calendario prevista en el artículo 39 de la Ley 675—, el orden del día no es claro o no se alcanza el quorum exigido o las mayorías requeridas, las decisiones adoptadas son impugnables.
No se cuentan con soportes documentales suficientes. Un aumento sin contratos, cotizaciones, estados financieros o sin acceso a la información para los copropietarios puede percibirse como arbitrario.
Los contratos no tienen respaldo normativo o financiero. Si el ajuste se basa en servicios que no cumplen la normativa aplicable o cuyos valores no están debidamente justificados, los copropietarios pueden objetar el incremento.
Un correcto y adecuado aumento de la cuota de administración no depende solo del porcentaje. También depende de que el proceso, el presupuesto y los soportes estén alineados con la normativa vigente y queden claros en asamblea.
Para evitar errores que luego generan objeciones o conflictos en asamblea, revisa las claves para una contabilidad ordenada en propiedad horizontal.
¿Cuándo un aumento de cuota de administración en propiedad horizontal está bien sustentado y cuándo puede ser objetado?
Respuesta: Un aumento de la cuota de administración en propiedad horizontal está bien sustentado cuando el presupuesto es aprobado por la asamblea, con quorum y mayorías válidas. También cuando la decisión se registra en acta y se tienen los soportes financieros que justifiquen los costos. Puede ser objetado si se aplica sin haberse realizado una asamblea, sin presupuesto, con errores en la convocatoria o sin documentación que respalde el ajuste.
Contar con la información adecuada te permite explicar el ajuste con claridad, responder preguntas y reducir el riesgo de objeciones.
Estos son los documentos clave que debes preparar:
Presupuesto anual: incluye las estimaciones de ingresos y gastos, con el detalle de cada rubro: vigilancia, aseo, administración, mantenimiento, seguros y servicios públicos. Este documento es la base principal para justificar el aumento.
Estados financieros del conjunto: balance general y estado de resultados. Te ayudan a mostrar si las cuotas vigentes cubren los gastos o si existe un déficit. Revisar la cartera en mora y el fondo de reserva permite proponer una cifra realista y sostenible.
Actas de asamblea: la última acta respalda el nombramiento del administrador, la aprobación del presupuesto y las decisiones adoptadas. Debe estar firmada por el presidente y el secretario, y publicada dentro de un plazo de 20 días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión. Este documento es un soporte clave ante cualquier reclamación.
Reglamento de Propiedad Horizontal: documento que define los coeficientes de copropiedad, los módulos de contribución y las reglas de funcionamiento. Revisarlo te permite confirmar si existen facultades para ajustes transitorios y cuál es el quorum exigido.
Contratos y cotizaciones vigentes: incluye contratos de vigilancia, aseo, mantenimiento, proveedores y pólizas de seguro. Estos soportes explican por qué aumentan ciertos rubros y también abren la puerta a renegociar condiciones para optimizar costos.
Estados de cartera: información actualizada sobre propietarios en mora. Este análisis es clave para proyectar ingresos reales y definir estrategias de recuperación sin trasladar todo el impacto a quienes están al día.
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Convocatoria y orden del día: la citación a la asamblea debe enviarse dentro de los plazos legales, indicando fecha, hora, lugar y orden del día. Adjuntar el proyecto de presupuesto permite que los copropietarios lo revisen con anticipación y lleguen mejor informados a la reunión.
Contar con estos documentos no solo respalda la legalidad del aumento. También fortalece la confianza, ordena la discusión y te da herramientas para tomar decisiones con mayor tranquilidad.
¿Qué documentos y soportes necesitas para respaldar el aumento de cuota de administración en propiedad horizontal?
Respuesta: Para respaldar legalmente un aumento de cuota de administración en propiedad horizontal necesitas el presupuesto anual aprobado, los estados financieros, el acta de la asamblea, el reglamento de propiedad horizontal y los contratos o cotizaciones que expliquen los mayores costos.
Gestionar las finanzas de una propiedad horizontal implica mucho más que recaudar cuotas. Requiere orden, control y claridad en la información que se presenta y se sustenta en asamblea.
Si quieres optimizar tu gestión, Tu360Inmobiliario Administra tus inmuebles facilita los procesos. Te ayuda en el recaudo de la cuota de administración en propiedad horizontal y el manejo de los recursos del conjunto con mayor trazabilidad y control.
Una de sus ventajas clave es la agilidad para identificar los pagos por apartamento, lo que mejora la eficiencia del seguimiento. Además, ofrece más canales de pago para los copropietarios, incluyendo tarjeta de crédito, lo que puede facilitar el recaudo y reducir la morosidad.
Con esta herramienta los copropietarios cuentan con una opción digital para hacer sus pagos. A ti, como administrador, te ayuda a tener una visión clara de los ingresos y del comportamiento de la cartera.
La claridad y el seguimiento de la información financiera son otro punto clave. Contar con el detalle de los pagos recibidos, reportes de recaudo y control de accesos para el equipo administrativo facilita:
La preparación del presupuesto.
El seguimiento de los recursos.
La respuesta a inquietudes en la asamblea, sin depender de registros dispersos.
Además, disponer de soportes de pago, recordatorios y bases de datos actualizadas ayuda a cumplir con las obligaciones de información. Por ejemplo: la publicación de actas y la socialización de ingresos y gastos, de forma más simple y ordenada.
Cuando la información financiera está organizada y disponible, la conversación se vuelve más clara. Los copropietarios pueden verificar sus pagos y entender cómo se administran los recursos. También pueden participar con mayor confianza en las decisiones, lo que también facilita la aprobación de presupuestos y ajustes futuros.
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En la administración de propiedad horizontal, no existe una supervisión pública permanente sobre cada decisión, aunque sí hay controles internos y mecanismos legales posteriores. Esto hace que el criterio del administrador y la forma en que se sustentan las decisiones sean determinantes en la gestión diaria.
Como quien regula las administraciones de propiedad horizontal es la propia comunidad —a través de la asamblea general y, en muchos casos, del consejo de administración—, cada decisión exige el mayor cuidado, respaldo y claridad. No se trata solo de cumplir la norma, sino de construir confianza en cada etapa del proceso.
Este escenario refuerza la importancia de las funciones del administrador de propiedad horizontal según la Ley 675. Ejecutar las decisiones de la asamblea o administrar los recursos con base en el presupuesto aprobado no son trámites formales, sino la base de una gestión responsable.
La transparencia es tu principal herramienta de gestión. Un aumento de cuota de administración en propiedad horizontal bien sustentado, documentado y explicado reduce tensiones, previene impugnaciones y fortalece la relación con los copropietarios.
En ese proceso, contar con herramientas como Tu360Inmobiliario Administra tus inmuebles ayuda a ordenar el recaudo y hacer seguimiento a cada pago. Además, facilita la ejecución de lo aprobado en asamblea de forma clara y coherente.
Una buena administración se mide por cómo se toman las decisiones, cómo se explican y con qué criterio se respaldan.
¿Qué debe incluir tu plan de trabajo como administrador de propiedad horizontal? Esta guía te ayuda a crearlo.
Puntos clave
La Ley 675 de 2001 no establece un porcentaje máximo ni automático para aumentar la cuota de administración. Tampoco ordena que el ajuste se calcule con base en el IPC o el salario mínimo.
La cuota de administración está directamente relacionada con el presupuesto que se somete a votación y con las necesidades reales del conjunto o edificio.
Ningún administrador puede incrementar la cuota de forma unilateral; cualquier ajuste debe estar sustentado en el presupuesto aprobado y registrarse en el acta de la asamblea.
Un aumento bien sustentado no depende solo del porcentaje. También depende de que el proceso, el presupuesto y los soportes estén alineados con la ley y queden claros en asamblea.
Cuando no hay un ente externo que supervise cada decisión, la transparencia se convierte en el principal mecanismo de control.
El aumento de la cuota de administración no es el mismo para todos los copropietarios porque se calcula con base en los coeficientes de copropiedad definidos en el reglamento. Aunque el presupuesto aprobado sea único, el valor que paga cada propietario depende de su coeficiente. Por eso, un mismo aumento se refleja de forma distinta en cada unidad.
Si el presupuesto fue aprobado cumpliendo con los requisitos legales, el aumento aplica para todos los copropietarios, incluso para quienes votaron en contra o no asistieron. Sin embargo, si existen vicios en la convocatoria, el quorum o la decisión, el propietario puede impugnarlo dentro de los dos meses siguientes a la comunicación o publicación del acta, conforme al artículo 49 de la Ley 675 de 2001.
No es recomendable aplicar aumentos automáticos para años futuros de forma indefinida y sin revisión anual del presupuesto. Si se prevé un mecanismo de ajuste, debe ser expreso, verificable y alineado con el presupuesto y el reglamento.
Un aumento elevado no es ilegal solo por el porcentaje, ya que la ley no fija topes porcentuales. Lo que determina la legalidad es su proceso de aprobación e implementación: presupuesto aprobado, soportes de costos, quorum y mayorías válidas y decisión registrada en acta.
Coeficientes de copropiedad: porcentajes asignados a cada unidad privada que determinan su participación en los gastos comunes. Con base en estos coeficientes se calcula cuánto debe aportar cada propietario.
Quorum: porcentaje mínimo de coeficientes de copropiedad que deben estar representados para que la asamblea pueda sesionar y tomar decisiones válidas conforme a la Ley 675 de 2001.
Expensas ordinarias: gastos necesarios para el funcionamiento normal de la copropiedad, como vigilancia, aseo, administración, mantenimiento y seguros.
Cuotas extraordinarias: aportes adicionales aprobados por la asamblea para atender gastos específicos no incluidos en el presupuesto ordinario, como obras mayores o reparaciones urgentes.
Mayorías calificadas: porcentajes de votación exigidos por la ley para que una decisión sea válida. En propiedad horizontal, no se pueden imponer mayorías superiores a las previstas en la Ley 675, salvo en casos expresamente señalados.
Impugnación: mecanismo legal mediante el cual un copropietario puede solicitar la nulidad de una decisión de la asamblea cuando se adoptó sin cumplir los requisitos de convocatoria, quorum o votación establecida por la ley.
Facultades transitorias: autorizaciones temporales otorgadas por el reglamento o la asamblea para realizar ajustes puntuales. Deben ser expresas, claras y limitadas en el tiempo.
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