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La reforma tributaria introduce cambios para proveedores no obligados a emitir factura electrónica, incluyendo la retención en la fuente por cuentas de cobro mensuales. Infórmate sobre las condiciones y deducciones aplicables.
La retención en la fuente, que originalmente se practicaba a los empleados de las empresas, ahora también deberá aplicarse a los proveedores que emiten cuenta de cobro, pero no están obligados a emitir factura electrónica. En este orden de ideas, ¿de qué se trata y por qué resulta imprescindible en la planeación tributaria de las organizaciones y personas naturales?
La retención en la fuente es un mecanismo mediante el cual el Estado recauda de forma anticipada y gradual el impuesto sobre la renta. Son las empresas los actores obligados a retener un porcentaje del salario mensual de sus empleados para luego declararlo cada mes ante la DIAN en las fechas establecidas por esta autoridad tributaria.
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“Cuando a una persona le practican retención en la fuente, se realiza un pago anticipado parcial del impuesto sobre la renta. Al momento de presentar la declaración anual de ese impuesto, el valor a pagar por parte del contribuyente es menor. En ocasiones, incluso, puede que no se genere ningún impuesto a pagar”, explica la DIAN.
Por lo anterior, aunque pareciera una carga más para los contribuyentes, la retención en la fuente puede verse como un beneficio. Además, cabe aclarar que, al realizar el cálculo del anticipo de renta, a este valor se le resta el costo de las retenciones practicadas durante el periodo gravable, lo que significa que el coste del anticipo a pagar pueda disminuir.
Sin embargo, la Ley 2277 del 13 de diciembre de 2022, más conocida como reforma tributaria, establece que la retención en la fuente ahora también deberá aplicarse a los proveedores no obligados a emitir factura electrónica, además de los empleados. De hecho, esta ley modificó el parágrafo 2 del Artículo 383 del Estatuto Tributario, que quedó así:
“La retención en la fuente establecida en el presente artículo será aplicable a los pagos o abonos en cuenta por concepto de rentas de trabajo que no provengan de una relación laboral o legal y reglamentaria”.
Esto significa que, en el caso de los trabajadores independientes, los pagos por honorarios, comisiones y servicios que reciban, deben ser considerados como rentas de trabajo. Por lo tanto, todas sus fuentes de ingresos mensuales deben sumarse y ser gravadas con la misma tarifa que se aplica al resto de los empleados, de acuerdo con la tabla contenida en el mencionado Artículo:
Es importante aclarar que la retención en la fuente solo debe ser aplicada por empresas que pertenecen al régimen ordinario, pues la norma no cobija a las que están en el Régimen Simple.
La reforma tributaria, no obstante, establece que los proveedores no obligados a facturar tienen derecho a que se les hagan ciertas deducciones para que la retención en la fuente que se les practique cada mes sea menor, siempre y cuando cuenten con los documentos que sustenten su condición. En este orden de ideas, puden optar por las siguientes:
Realizar aportes por cuenta propia a seguridad social (Fondo Obligatorio de Pensiones y Entidad Prestadora de Salud).
Pagar intereses asociados a un crédito de vivienda.
Estar suscritos a medicina prepagada o a una póliza de salud que esté a su nombre.
Poseer una cuenta AFC o una cuenta de pensiones voluntarias que esté a su nombre.
Tener dependientes económicos (hijos menores de 23 años que estén estudiando, padres, cónyuges) y contar con el registro civil de los hijos o un certificado que avale la existencia de los dependientes, debe ser emitido por un contador público. Los dependientes pueden ser personas desempleadas, que sufran alguna enfermedad o no ganen más de un salario mínimo. A este grupo no pertenecen los pensionados.
Es fundamental que estos soportes correspondan al mes en el que se prestó el servicio, especialmente, porque hoy en día las empresas deben emitir el documento soporte de nómina electrónica a la DIAN en el que se incluya la información sobre la retención en la fuente. De lo contrario, las compañías no podrán deducir esos gastos de la declaración de renta.
De acuerdo con la DIAN, tal como lo establece el Artículo 370 del Estatuto Tributario, quienes no efectúen la retención son responsables ante el contribuyente. Es decir, deben responder por la suma que están obligados a retener. Además, las sanciones o multas impuestas por la autoridad tributaria recaen exclusivamente sobre los agentes retenedores.
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Con respecto a los empleados, así es como hoy debe practicarse la retención en la fuente, según la autoridad tributaria:
Como la UVT para 2023 equivale a $42.412 pesos, la base gravable sobre la que se aplica la retención en la fuente es $4.029.140 pesos.
Se deben considerar todos los pagos laborales recibidos en el mes como salario, comisiones, horas extra, recargos nocturnos y dominicales, viáticos permanentes, incapacidades, vacaciones, entre otros
Se deben restar los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional (los aportes voluntarios a fondos de pensiones obligatorios están limitados al 25 % del ingreso anual y hasta 2.500 UVT).
Se deben restar las rentas exentas (los aportes a Fondos de Pensiones Voluntarias y a cuentas AFC están limitados al 30 % del ingreso anual y hasta 3.800 UVT).
Se deben restar las deducciones que la ley permite al trabajador, como intereses por préstamos de vivienda, pagos de medicina prepagada y dependientes económicos.
A partir del resultado de las anteriores operaciones, se conoce la base gravable y se aplica la tarifa establecida en el Artículo 383 del Estatuto Tributario, que también se usa para los independientes.
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