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Se acaba el plazo para renovar la matrícula mercantil y hay cambios en las tarifas. Esto pone el foco en las personas naturales y jurídicas. ¿Qué modalidad le conviene más a tu negocio? Conoce las diferencias entre ambas. Elige la mejor.
En Colombia cualquier ciudadano puede tener un negocio o realizar una actividad comercial. Pero solo se considera que está legalmente constituido y formalizado si obtiene la matrícula mercantil, bien sea como persona natural o jurídica, y la renueva cada año. Esa es una carta de presentación que genera confianza frente a los grupos de interés, facilita el acceso a la banca y favorece la participación en programas de fortalecimiento empresarial públicos y privados.
La renovación de la matrícula mercantil se hace en la Cámara de Comercio de la ciudad o municipio donde está registrada la empresa o el establecimiento de comercio. El plazo para realizar el trámite es el 31 de marzo de cada año. Si no se efectúa, la organización se expone a una disolución o liquidación pasados tres años desde la última renovación o a la aplicación de multas por parte de la Superintendencia de Sociedades.
Para 2025 cambiarán las tarifas en virtud del Decreto 0045 del 2024, del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Este establece que para calcular los derechos por matrícula o renovación se tendrán presentes los activos del comerciante y su equivalencia en Unidad de Valor Básico o UVB ($11.552), teniendo en cuenta seis rangos:
Esto significa que las empresas con activos hasta por 650.000 UVB ($7.508.800.000), es decir, la mayoría de las microempresas, pueden ver reducido hasta en un 50 % el valor de la renovación. Pero la tarifa se incrementa para quienes tienen activos superiores a ese valor, en especial si cuentan con establecimientos de comercio en varias ciudades: el decreto dice que el costo se calcula según los activos totales de la empresa matriz, no los de cada establecimiento, y el lugar donde están registrados.
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Al margen del tema tarifario, registrarse ante la Cámara de Comercio de la jurisdicción donde se operará aporta a la formalización empresarial, facilitando su inserción en cadenas de valor en las cuáles pueden hacer más y mejores negocios.
De acuerdo con Confecámaras, en 2024 en Colombia se crearon 297.475 empresas. El 72.3 % (227.569) correspondió a personas naturales, en tanto que el 27.7 % (78.428) se registró como persona jurídica. Esto evidencia un crecimiento anual del 5,2 % en la matrícula de organizaciones, frente a un decrecimiento del 5,5 % de las iniciativas en cabeza de personas naturales.
¿Por qué ser persona jurídica resulta más conveniente que ser persona natural? Veamos las principales características y ventajas que ofrece cada modalidad, según Martín Emilio Ramírez, abogado y socio de la firma Galo Estudio Legal:
Definición: son las personas comunes que desean tener una personalidad jurídica para adquirir obligaciones y derechos con otros en el marco de una relación comercial. Se identifican con la cédula de ciudadanía.
Es apta para personas que: quieren emprender un pequeño negocio como una cafetería, peluquería o panadería; tienen o pueden desarrollar experiencia en esa organizaicón; no necesitan socios ni capital de terceros; son capaces de llevar una contabilidad ordenada (saben cuáles son sus ingresos, gastos y rentabilidad) y cumplen con sus obligaciones legales y tributarias.
Patrimonio: es el mismo de la persona que la creó. Si se presentan dificultades, se responde con el patrimonio propio por las obligaciones del negocio.
Creación: se inscriben en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de su jurisdicción. Aportan datos básicos de la actividad comercial que realizan.
Obligaciones: llevar contabilidad, conservar toda la documentación relativa al negocio, cumplir con obligaciones laborales, tributarias, sanitarias, entre otros.
Definición: son una “ficción” legal. Es decir, una entidad que existe en ese ámbito y también tiene la capacidad de contraer obligaciones o exigir derechos. Se identifica con el NIT (Número de Identificación Tributaria).
Es apta para personas que: necesitan operar con una estructura empresarial más robusta, desean insertarse en cadenas de proveeduría exigentes, buscan socios de conocimiento de capital que impulsen el crecimiento del negocio o proyectan llegar a mercados internacionales.
Patrimonio: los socios aportan un capital a la empresa y se comprometen a responder hasta por ese monto, si es el caso, si la figura societaria es SAS (Sociedad por Acciones Simplificada) o S.A. (Sociedad Anónima). Cuando se trata de una LTDA. (Sociedad de Responsabilidad Limitada), los accionistas pueden arriesgar su patrimonio personal.
Creación: durante su inscripción en el Registro Mercantil, suministran los estatutos, que son las reglas del juego definidas por los socios sobre cómo manejar su relación, tomar decisiones, resolver diferencias, administrar el negocio, conformar la junta directiva, realizar asambleas de accionistas, vender acciones, nombrar al representante legal, entre otros asuntos.
Obligaciones: contratar empleados o proveedores cumpliendo todos los requisitos de ley, llevar libros contables, conservar las actas de asambleas y nombramientos del representante legal, tener estados financieros aprobados y firmados por contador, entre otros.
“Una sociedad tiene la vocación de crecer a una escala mayor y más estructurada que la de una persona natural. Lo normal es que cuando un negocio de persona natural madura en ingresos o empleados pase a ser persona jurídica porque las facilidades de insertarse en el tejido empresarial son mayores. Hay que entender el momento de cada compañía y saber cuándo es el mejor instante para dar el siguiente paso”.
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Las personas jurídicas, a su vez, prefieren hacer negocios con empresas formalizadas que emiten facturación electrónica porque esto les facilita su labor contable y les garantiza beneficios como la deducción, el descuento y la devolución de impuestos. Ten en cuenta que, por lo general, la carga tributaria de las personas naturales es menor. Conoce las diferentes obligaciones tributarias:
El IVA solo lo paga si tiene ingresos superiores a 3.500 UVT ($49.799) o $174.296.500 del 2025.
Declara renta si el patrimonio bruto al término del año gravable anterior (2024) es igual o superior a $224.095.500, tuvieron ingresos totales en 2024 iguales o superiores a $69.718.600, en 2024 tuvieron consumos mediante tarjeta de crédito iguales o superiores a $69.718.600, en 2024 hicieron compras y consumos iguales o superiores a $69.718.600, el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras en 2024 fue igual o superior a $69.718.600.
Puede solicitar deducciones siempre que estén relacionadas con su actividad económica.
Está obligada a hacer retenciones y declarar ICA.
No está obligada a emitir factura electrónica, sino que debe tener un documento soporte, siempre y cuando tenga ingresos inferiores a 3.500 UVT ($174.296.500). La responsabilidad de reportar el documento soporte a la Dian recae sobre la empresa que lo recibe o paga por el producto o servicio. Por eso, ciertos clientes prefieren negociar con personas jurídicas que emiten factura electrónica, ya que ellas mismas reportan a la Dian qué producto o servicio negociaron.
Si sus ingresos no superan $500 millones o no tiene rentas de capital superiores a $100 millones, no debe presentar medios magnéticos ni información exógena.
Es responsable del IVA, salvo algunas excepciones.
Declara renta. La tarifa es del 35 %, a excepción de empresas hoteleras que hicieron inversiones entre 2003 y 2016. Estas pagan una tarifa de un 9 % durante los 30 años siguientes a la entrada en operación de cada proyecto. La misma tarifa aplica a parques temáticos, entre otros. Por otro lado, las empresas exportadoras localizadas en zona franca que cumplan con su Plan de Internacionalización deben pagar una tarifa del 20 %.
Puede solicitar deducciones siempre que estén relacionadas con su actividad económica.
Está obligada a hacer retenciones y declarar ICA.
Emite factura electrónica. Esto resulta atractivo para los clientes porque les permite tener un mejor control de las facturas emitidas, así como acceder a los beneficios tributarios derivados de utilizar bien este sistema.
Siempre debe presentar medios magnéticos e información exógena. Está sujeta a un estricto control por parte de entidades como la Dian.
De acuerdo con la Dian, este sistema permite pagar impuestos de forma unificada, lo que genera un ahorro a los contribuyentes. Además, brinda tarifas que se liquidan según los ingresos de cada negocio y oscilan entre el 1.2 % y el 8.3 %. El pago es anual con anticipos bimestrales.
Otras ventajas del RST son:
Exoneración del Impuesto sobre las Ventas (IVA) a tiendas pequeñas, minimercados, micromercados y peluquerías.
Descuento del 0.5 % de los pagos recibidos por el empresario a través de tarjetas de débito, crédito u otro mecanismo de pago electrónico.
Descuento de lo correspondiente al 4x1.000 que haya sido pagado durante el respectivo año gravable.
También es importante tener en cuenta que las personas naturales no están obligadas a llevar su contabilidad bajo normas NIIF. Pero si manejan arriendos, comisiones o cartera, es aconsejable que las implementen porque el sistema financiero se las puede exigir.
La decisión de registrarte como persona natural o jurídica depende de la perspectiva que tienes con tu negocio y de las oportunidades que has identificado para crecer de manera sostenible. Ya conoces las obligaciones en cada caso y puedes elegir la que más te conviene, ¿qué esperas?
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