Factura electrónica: qué es, beneficios y retos en Colombia

Camino hacia una nueva facturación

La transición de la factura física a la factura electrónica en Colombia ya es un hecho, se estima que al finalizar este año, por resolución de la DIAN, todos los contribuyentes de IVA o impoconsumo deberán facturar por este medio.

En una primera lectura esto puede representar un dolor de cabeza para las organizaciones por lo engorroso de los trámites, sobre todo para las pequeñas empresas que tal vez no cuentan con la infraestructura suficiente para la capacitación del personal. Pero en realidad, es un reto que supone adaptarse a las nuevas tecnologías y que será muy beneficioso para la empresa siempre que cuente con el acompañamiento de proveedores tecnológicos.

Antes de conocer de mano de expertos cuales son los retos a los que tu empresa podría enfrentarse en este proceso de implementación y cómo superarlos, te invitamos a que conozcas los conceptos básicos con los que es necesario familiarizarse antes de adentrarse en este mundo de la facturación electrónica.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica, al igual que la física, es un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que debe cumplir con las características y condiciones de expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente.

Beneficios de la factura electrónica en Colombia

5 beneficios de implementar la factura electrónica en las empresas

Existen múltiples beneficios, pero aquí destacamos los cinco principales:

• El tiempo de entrega de una factura pasa de días a minutos.

• Mejora en la calidad de datos: se controlan documentos electrónicos.

• Facilita el proceso de aceptación y rechazo de la factura, disminuyendo el tiempo de contabilización de la factura hasta en tres días.

• Impacto positivo en el flujo de caja por la mejora en el tiempo de contabilización.

• Reducción en costos asociados con facturación de hasta 85%.

Retos de la implementación

Existen cinco retos principales que las organizaciones de este tipo deben tener en cuenta:

Reto 1: cumplir con la norma. ¿Cómo superarlo?

• Revisar si tu compañía es responsable de IVA; de ser así, aunque emita pocas facturas, debe hacerlo electrónicamente de acuerdo al calendario de obligatoriedad.

• Acabar con el mito de que la facturación electrónica es un asunto de grandes empresas. Las pymes son un grupo muy importante obligadas a implementar la facturación electrónica.

Reto 2: lograr la implementación de la factura electrónica en doble vía (emitir y recibir). ¿Cómo superarlo?

• El responsable de cuentas por pagar y cobrar debe identificar dentro de los procesos de facturación establecidos por la compañía, cuáles podrían ser traumáticos en la emisión y recepción de facturas y trabajar en estos.

• Adaptar los procesos de las áreas de cuentas para ambos roles: emisor y receptor.

Reto 3: cambiar métodos de facturación que no sean prácticos. ¿Cómo superarlo?

• Al ser pequeña empresa, puede tener un sistema contable que posiblemente no esté adaptado para generar facturas electrónicas, incluso en muchos casos este tipo de empresas aún facturan con formatos manuscritos.

• Nuestros aliados contemplan servicios dirigidos a pequeña y gran empresa. Para las Pymes un usuario y una contraseña habilitan la posibilidad de facturar electrónicamente y para las más grandes contemplan incluso conexiones directas con ERP.

Reto 4: elegir un proveedor tecnológico acorde con sus necesidades. ¿Cómo superarlo?

• Aunque las variables para determinar un proveedor tecnológico varían de acuerdo a cada empresa, más allá del precio, es importante tener en cuenta estas recomendaciones: a) Buen servicio en venta, implementación y posventa, b) Presta el servicio de emisión y recepción, c) Tiene portafolio de otros servicios asociados a la factura electrónica; y d) Respaldo como proveedor tecnológico. Estas variables ayudan a asegurar una transición más limpia hacia el mundo digital.

Ventajas de la facturación electrónica

Este servicio les permite a pequeñas, medianas y grandes empresas cumplir con las exigencias normativas requeridas, y además, les garantiza altos estándares de seguridad en la información.

Beneficios con el Banco

Con el objetivo de facilitarles estos procesos a los clientes, Bancolombia estableció alianzas con empresas que prestan el servicio de facturación electrónica. Con estas, todos nuestros esfuerzos están dirigidos a mejorar los procesos e impactar positivamente la eficiencia de nuestros clientes a la hora de interactuar con nuestros productos. En la medida en que nuestros clientes adopten la solución de facturación electrónica con los aliados, nosotros podremos facilitarles el día a día.”

De acuerdo con Juan Felipe Uribe, gerente de Productos Emergentes de Bancolombia, “ahora las empresas podrán cumplir con los requerimientos de factura electrónica, lo que les permitirá automatizar procesos de cuentas por cobrar y por pagar. Este avance optimiza el ciclo de ingresos y egresos, lo que les ahorra tiempo y costos a las compañías e incrementa el control sobre sus operaciones”.

Integración de servicios

Se unieron la trayectoria del Banco en soluciones empresariales de financiación y la experiencia internacional de Carvajal Tecnología y Servicios en la prestación de servicios de factura electrónica.La iniciativa permite integrar el cash management y factoring con la facturación electrónica para mejorar los procesos de conciliación de facturas y procesos de financiación.

De acuerdo con Juan Esteban Estrada, Gerente de Administración de Alianzas de Bancolombia, “ahora las empresas podrán cumplir con los requerimientos de factura electrónica, lo que les permitirá automatizar procesos de cuentas por cobrar y por pagar. Este avance optimiza el ciclo de ingresos y egresos, lo que les ahorra tiempo y costos a las compañías e incrementa el control sobre sus operaciones”.

Te invitamos a conocer más de este servicio.

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