La liquidez que necesitas puede estar en las facturas que te deben. Explora estrategias para el recaudo de cartera en tu empresa y un nuevo mecanismo que te facilitará esta labor a partir de 2026. Recupera tu capital y sigue adelante con tu negocio.
Recaudo de cartera: identifica los retos y resuélvelos
Durante las situaciones económicas complejas, las empresas pueden ser más flexibles en las condiciones de pago que ofrecen a sus clientes con el fin de impulsar las ventas. El problema de estas decisiones es que, si no se hacen de manera adecuada, podrían derivar en problemas de cartera que impactan la liquidez de la empresa.
Eventos como la reforma tributaria, la reforma laboral y el incremento del salario mínimo incrementan los costos para las empresas. Por eso, hoy algunos negocios tienen dificultades en pagarles a sus socios comerciales y otros enfrentan el desafío de recaudar esa cartera.
Si te ves reflejado en este espejo, toma nota de estas dos estrategias para mejorar el recaudo de tus cuentas por cobrar para mantener el equilibrio en la liquidez de tu organización.
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¿A quién le otorgas crédito? Analiza todos los factores
La primera estrategia consiste en prevenir. Es decir, definir de forma previa las políticas sobre a quién le darás la oportunidad de comprar a crédito. Esto implica establecer el perfil del cliente, hacer una consulta en centrales de riesgo, realizar una confirmación de referencias comerciales y validar su capacidad de pago.
“Es aconsejable definir procesos claros en materia de otorgamiento de crédito a un cliente y hacer un análisis previo. Evalúa la solvencia económica, viabilidad del negocio, capacidad de pago y centrales de riesgo.
Es clave revisar tanto la situación de la empresa como la del representante legal o principales accionistas porque las finanzas de unos y otros suelen mezclarse, en especial en las empresas más pequeñas. Cuando el representante legal tiene problemas financieros, tarde o temprano los traslada a la empresa”.
Si el cliente obtiene una calificación positiva en este análisis, demuestra buenos hábitos de pago y goza de buena reputación o reconocimiento, el segundo paso es evaluar cuál es el monto o cifra total de crédito que se le otorgará para evitar que esa cartera desequilibre las finanzas del negocio.
Por ejemplo, si vas a hacer un negocio de $100 millones, pero tienes claro que si no logras recuperar ese monto tu empresa podría cerrar, es preferible no otorgar ese crédito. Otra alternativa es no concentrar el riesgo en un solo comprador. En todos los casos, lo más conveniente es realizar un estudio de cada cliente para calificar su calidad crediticia.
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Aprende a cobrar sin miedo
La segunda fase de la gestión de cartera se activa una vez se otorga el crédito a un cliente. Lo recomendable es que, cuando se emita la factura, se confirme con el departamento administrativo.
Ese contacto tiene varios propósitos: verificar que la factura fue recibida correctamente por parte del cliente y cumple con todos los requisitos, validar los plazos de pago y establecer la fecha programada para cumplir con el préstamo.
Después de ese primer contacto, es fundamental hacer una verdadera gestión de cartera, es decir, no esperar a que se venzan los términos del negocio para llamar a preguntar por qué no se cumplió con el pago. La coordinación preventiva es esencial. Puede ser a través de llamadas telefónicas puntuales en las que de manera amable recuerden la fecha de vencimiento. También se pueden programar mensajes de WhatsApp para enviarse en la semana previa al corte de la factura, recordando que hay una obligación próxima a vencerse.
Cobrar una deuda puede resultar incómodo para muchas personas, pero se trata de una actividad esencial para la sostenibilidad de la empresa, así que lo más conveniente es contar con el apoyo de una persona con habilidades de comunicación asertiva que sepa llegar a los responsables de las áreas de tesorería de los clientes.
La gestión preventiva no solo impulsa el recaudo a tiempo, sino que permite anticipar posibles problemas con los pagos para mejorar la planeación del flujo de caja y evitar inconvenientes de última hora. Es posible que algunos clientes no hayan recibido la factura de manera correcta o que el correo al cual se emitió esté errado, lo que va a retrasar la recaudación.
También es esencial que tengas cada semana una reunión de seguimiento de cartera, en la cual se revisen las próximas facturas que deberían ser recaudadas, los responsables expliquen su gestión de recaudo preventivo, planteen posibles señales de alerta en casos particulares y presenten avances en la negociación de deudas vencidas.
¿Cómo recuperar la cartera vencida? Sigue estos pasos
Si definitivamente tu cliente incumple con su compromiso de pago, debes contemplar desde un principio la ruta de acción más eficiente. En primer término, las acciones judiciales suelen ser demoradas, sobre todo cuando las deudas son por cuantías bajas. Por lo tanto, la mejor salida es negociar.
Estos son los aspectos que debes tener en cuenta para que tus colaboradores cumplan de manera adecuada la gestión de estas deudas vencidas:
Nunca dejes que el problema escale, es decir, no esperes a que el cliente te llame para explicar por qué no pagó. Una vez se cumpla el plazo previsto para el recaudo, comunícate para invitar a cumplir con la obligación, estableciendo un compromiso concreto por parte del comprador en cuanto a fecha y monto del pago.
Algunos deudores acostumbrados a financiarse con sus proveedores suelen amarrar el pago de la factura a su propio recaudo, lo cual puede ser natural en las cadenas de proveeduría. En estos casos, lo recomendable es no continuar despachando mercancía al cliente para evitar que la deuda crezca. Concéntrate en recuperar la cartera de lo que ya fue facturado. Al mismo tiempo, es conveniente que evalúes las condiciones económicas de tu comprador para determinar si se trata de un incumplimiento coyuntural o hay un problema de solvencia más complejo.
Si el tiempo transcurre y los responsables de los pagos o de tesorería de tu cliente no te dan una respuesta concreta sobre las fechas de pago, debes escalar la situación a la gerencia. Puedes hacerlo con un correo electrónico haciendo una relación clara de: número de factura, fecha de emisión, productos o servicios adquiridos, días de vencimiento que han corrido y el compromiso que asumieron. Deja abierta la posibilidad de una negociación o acuerdo, pero sé claro en que es necesario resolverlo cuanto antes.
Si luego de dos o tres días no recibes respuesta, puedes realizar una llamada telefónica a la gerencia general para dejar constancia de tu gestión y del correo enviado. También, reúnete con tu asesor legal para evaluar las alternativas. Según Martín Emilio Ramírez, abogado de la firma Galo Estudio Legal, es conveniente que se redacte una comunicación de cobro prejurídico. “Muchos empresarios suelen reaccionar positivamente a este tipo de cartas y deciden efectuar el pago para ahorrarse problemas legales”, afirma el experto.
Si el cliente no se muestra dispuesto a realizar el pago, debes comenzar el proceso legal y prepararte para las etapas judiciales que pueden tardar meses y hasta años. Así mismo, analiza con tu contador las implicaciones tributarias de las facturas vencidas, ya que tendrás que pagar el IVA facturado.
Finalmente, procura que tu equipo de cartera identifique qué se hizo bien o mal en estos casos para evitar los mismos errores en un futuro o para establecer una ruta de acción más efectiva.
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“Es mejor un mal arreglo que un buen pleito, pero el plazo para el pago también depende de cada sector. A veces es mejor perder un porcentaje de la factura y no tener utilidad al hacer un descuento al cliente para que pague pronto, que perder el total de la factura. Es posible delegar el recaudo de cartera a una oficina de cobranza. Esto es un gasto para las empresas, pero las libera de gestiones complejas para que se dediquen a su actividad principal”, explica Diego Betancour.
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Arbitraje ejecutivo, nueva instancia para reclamar pagos pendientes
A partir del 27 de febrero de 2026, tendrás otro mecanismo a la mano para cobrar tus deudas en pocas semanas, a menores costos y sin acudir al sistema judicial. Se trata del arbitraje ejecutivo, contemplado en la Ley 2540 de 2025, que podrá adelantarse ante los Centros de Conciliación y Arbitraje administrados por las Cámaras de Comercio.
La única condición que se te exige para hacer uso de este servicio es haber pactado previamente con tus clientes que así resolverán sus diferencias. Esto tiene que constar en el contrato, si aplica, o en un documento aparte firmado por ambos.
Cuando acudas al Centro de Conciliación y Arbitraje, aporta tu demanda, la cláusula firmada por ti y los clientes y el detalle sobre el capital e intereses que te deben. Ahí, un árbitro determinará las acciones a tomar para proteger tu dinero y el plazo de pago que tendrán tus deudores, pero tú tendrás que asumir los costos del proceso en la mayoría de los casos. Si el acreedor no cumple, el caso pasará a la justicia ordinaria.
Independientemente de la vía que elijas para recaudar tus facturas, apóyate en la tecnología y la inteligencia artificial para hacer más amable y eficiente esta tarea. A través de ella es posible realizar un mapa de tus deudores, sistematizar el envío de recordatorios de pago y llamadas, además de un seguimiento a los indicadores.
Protege la solvencia de tu negocio. Adopta estrategias de recaudo de cartera y recupera el capital que necesitas para cumplir tus obligaciones financieras. ¿Estás listo para asegurar la liquidez de tu empresa?
