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Tener un ecosistema digital brinda ventajas estratégicas. Te permite tener información centralizada, no repetida, lista para tomar las decisiones que te convengan. Y hace que tus procesos sean más ágiles. Sigue esta ruta para organizar tu caos digital.
Por lo general las empresas sufren uno de los males del siglo XXI: el caos digital. Algunas le apuestan a su transformación tecnológica, pero adquieren aplicaciones o herramientas que no se conectan entre sí o no son las adecuadas para su negocio, por lo tanto las subutilizan.
Otras empresas, presionadas por los avances de la adopción digital, compran softwares que prometen dar solución a sus problemas cuando ni siquiera ellas mismas tienen identificadas esas necesidades.
¿Cuál es la consecuencia?
La comunicación entre las diferentes áreas del negocio se dificulta.
La consolidación de información es un proceso engorroso.
No se tiene trazabilidad de los datos o estos se repiten en varias plataformas.
Se invierte más tiempo y recursos en la capacitación de personal.
Los negocios son menos eficientes y productivos.
“Lo que ocurre, por ejemplo, es que un proceso como el de ventas es un desastre. Entonces el empresario cree que la solución es adquirir un CRM o software para generar prospectos. Eso solo hace que el desastre se vuelva más grande. Es mejor ordenar la casa primero, definir los objetivos de la digitalización, los pasos para llevarla a cabo y luego sí adoptar las herramientas tecnológicas”.
Para evitar que el caos digital te tome la delantera, es clave estructurar tu ecosistema digital, reconocer cómo está compuesto y qué procesos dependen de él.
El ecosistema digital se refiere a todos los activos, servicios o procesos digitalizados con los cuales opera tu empresa, como la página web, los ERP (Planificación de Recursos Empresariales), los CRM (Gestión de Relación con el Cliente), las plataformas de gestión de calidad o proyectos. Incluye las redes sociales, así no sean un software adquirido o propio.
Una vez lo tengas claro, según César Trujillo:
Sé consciente de que el caos digital que vives es el cúmulo de decisiones poco acertadas que tomaste en el pasado sobre la elección e implementación de herramientas tecnológicas. Esto te causa una “miopía” que te impide entender tus problemas. Haz un diagnóstico, idealmente con ayuda de un experto, para reconocer cuáles son tus activos digitales, cómo los usas, para qué sirven y cuáles no funcionan bien. A partir de ahí, define rutas de acción.
Establece cuáles son los procesos, operaciones o activos críticos y prioritarios para la misión de la empresa. Define cuáles no es posible dejar de usar. Así tienes una pista para iniciar la implementación tecnológica.
Reconoce que todos los activos o aplicaciones deben tener roles claros y evita tener dos que cumplan la misma función o arrojen la misma data. También es clave definir métricas sobre cuál software resulta mejor en términos de costos, eficiencia y retorno de la inversión.
A partir de esa priorización -dice el experto- trabaja en los procesos de la empresa y los activos digitales más urgentes o en el problema que más te duela. Fíjate la meta de lograr victorias tempranas a 30, 60 o 90 días. No salgas a comprar más tecnología ni a digitalizar toda la empresa de una vez porque eso no mejorará el problema, puede que lo empeore. Si pierdes tiempo haciendo cotizaciones, busca herramientas para automatizarlas. Si tienes un problema de reservas, prueba con un sistema online antes de modificar tu operación.
No te olvides tampoco de la seguridad. Esta va desde la política de privacidad que protege a tus usuarios hasta la ciberseguridad. Cuando se le resta importancia a este tema, se corre el riesgo de hacer inversiones en tecnología que luego no arrojan el retorno esperado porque se requiere reparar las brechas o los daños que causan los ataques digitales.
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Seguramente, ya tienes activos, aplicaciones o plataformas tecnológicas en tu ecosistema digital. Lo ideal es que todas estén conectadas entre sí porque de esta forma, por ejemplo, la información sobre una venta que se registra en un CRM se comparte inmediatamente con el ERP. Así el equipo comercial no necesita tener tantos canales de comunicación con el departamento administrativo, se reduce el tiempo de los procesos que los involucran a ambos y se cuenta con data centralizada en un solo sistema.
En ese sentido, es clave que antes de tomar decisiones verifiques con tus proveedores si el software que te ofrecen se puede integrar con otros. No hacerlo significa adquirir una aplicación que con el tiempo se quedará obsoleta.
Sin embargo, el experto de Soho Humantech explica que es complejo “enchufar” todas las aplicaciones o herramientas tecnológicas porque son fabricadas por diversos proveedores. Pero esto no tiene por qué detenerte en tu misión de organizar tu caos digital.
Trata de maximizar el uso de las herramientas con las que ya cuentas y evita adquirir soluciones que replican la misma función. En caso de que el CRM y el ERP, por ejemplo, arrojen información sobre las ventas, elije el que te dé la data más confiable y céntrate en su uso. Minimizar los procesos redundantes te ayuda a mantener la gestión organizada de tu ecosistema digital.
En caso de que requieras la ayuda de un experto externo, elije proveedores con experiencia en el sector al que pertenece tu empresa o en el área específica que te interesa mejorar. Lo anterior también aplica cuando tu plan es adquirir aplicaciones tecnológicas nuevas.
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Recuerda que detrás de todo ecosistema digital hay personas y equipos de trabajo. En ellos recae el éxito o el fracaso de la transformación digital, no solo en el software. Ten en cuenta la opinión de los líderes de cada área cuando quieras cambiar la tecnología que usan para que su integración sea más natural y no impuesta. Y elige “campeones digitales” o empleados afines a la tecnología que te ayuden a inspirar y ayudar a los demás.
A corto, mediano y largo plazo, organizar el caos digital te brinda varias ventajas, de acuerdo con César Trujillo. ¿Cuáles son?
Lograr mayores eficiencias en tiempos y procesos.
Disminuir o controlar los costos.
Optimizar el tiempo que tus empleados pasan en capacitaciones de nuevas herramientas tecnológicas. Es clave que midas el impacto de la capacitación y sus resultados.
Incrementar los ingresos en la medida en que tu empresa sea más productiva.
Ahora ya lo sabes. Primero identifica los retos de tu empresa y luego busca la solución tecnológica que los resuelva. Así organizas tu caos digital y optimizas tus procesos. Da el paso. Es la hora de avanzar.
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