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La rentabilidad de tu negocio depende en parte de una buena gestión de los costos logísticos y de los gastos ocultos. Conoce en qué eslabón de la cadena puedes generar eficiencia y explora recomendaciones para negociar mejor con tus proveedores.
Además de los costos de producción y operaciones, las empresas de manufactura asumen gastos logísticos inherentes a la compra de materias primas o distribución de bienes que impactan en su rentabilidad. Lo mismo ocurre con las compañías de servicios o retailers, que adquieren productos para la reventa o repartición.
“Una pyme lo primero que necesita es vender y posicionarse. Al crecer, aumenta su necesidad de almacenamiento, de organizar bodegas, inventarios y servicio al cliente en términos de entregas. Requiere tener control y saber cuáles son los costos logísticos, así como las proyecciones de ventas, para identificar qué rentabilidad o utilidad tendrá”.
Pero en esa gestión hay falencias. ¿Por qué? En buena medida se debe a que las empresas prefieren tercerizar la logística y desconocen sus rubros asociados. Eso les impide saber cómo funciona esa área, encontrar oportunidades de mejora y hacer negociaciones más efectivas con los proveedores.
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Para optimizar tanto la operación como los resultados financieros, es clave que sepas cuáles son los costos logísticos generales de los negocios:
Lo cierto es que resulta clave que reconozcas los costos ocultos relativos a la logística, es decir, aquellos que no son tan fáciles de identificar. Estos hacen referencia a situaciones que se pueden presentar o no durante la operación de las empresas y que afectan la rentabilidad de los negocios porque generan una pérdida de valor.
¿Por qué se producen? Cuando una empresa hace un pronóstico de ventas, por ejemplo, sabe cuál es el costo de comprar materia prima, producir, almacenar y vender un bien. Pero no tiene cómo saber si enfrentará situaciones como la avería de los productos, entonces no los pronostica. Estos costos ocultos surgen debido a una planeación deficiente. Luis Aníbal Mora los enumera así:
Caducidad o vencimiento de los productos: bienes que tu empresa no vende o debe reciclar porque perdió sus atributos. No solo asumes un costo de almacenamiento adicional, sino que pierdes la inversión.
Inventario muerto: productos que tu empresa no vende porque no se cumplen los pronósticos de la demanda, pierden valor con el tiempo y generan costos extra de almacenamiento.
Devoluciones, averías, robos, pérdidas: productos que desaparecen o se dañan al manejar la carga en la bodega o durante su transporte. Las devoluciones son un “castigo” para tus finanzas porque debes volver a almacenar, empacar, vender y transportar un producto, lo que representa un costo alto.
Confiabilidad alimentaria: los productos de consumo humano o animal se dañan cuando no se manipulan ni almacenan correctamente.
Productividad: la eficiencia de personas o procesos logísticos no siempre es medible y ahí aparecen vacíos que afectan tus finanzas.
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Una alternativa para mejorar la gestión de los costos logísticos es asignar a un equipo interno a cargo de ese proceso, aunque la mayoría de las pymes optan por tercerizarlo. En ambos casos, es fundamental que asumas esta tarea como propia para saber cómo funciona, dónde hay brechas y cuáles son las oportunidades de mejora. Según el director de High Logistics Group:
Si quieres tener más control sobre tu almacenamiento y envíos, haz un estudio de productividad que te permita conocer tus necesidades en cuanto a espacio, personal y transporte. Así podrás determinar si manejar la logística a nivel interno es rentable o si es mejor delegarla a un tercero.
Cuando elijas delegarla, prueba con estrategias como negociar con empresas de tu sector para que ambos envíen su mercancía a través del mismo proveedor y por la misma vía. Puedes tener mejores precios cuando el volumen de la carga es mayor o conseguir descuentos en la compra de materia prima.
Si prefieres que los expertos en logística se encarguen, mientras te dedicas al core de tu negocio, elige a los que te brinden la mejor relación costo-beneficio. Contrata los servicios que valgan la pena teniendo en cuenta el nivel de calidad y confiabilidad que el proveedor te ofrezca.
¿Cómo saber si tu proveedor logístico es el ideal? Haz este checklist para estar seguro de que el servicio que te presta cumple los criterios de puntualidad y credibilidad que les ofreces a tus clientes:
✅ Cuentan con personal capacitado.
✅ Usan vehículos que funcionan con energía “verde”.
✅ Tienen altos estándares de cumplimiento.
✅ Otros clientes califican positivamente su servicio: registran bajos niveles de quejas, reclamos o averías.
✅ Tienen certificaciones de calidad.
Se sugiere renegociar las condiciones que pactaste con tu proveedor logístico cada año para encontrar oportunidades de eficiencia, ya que hay empresas nuevas que se apoyan en la tecnología, ofrecen un valor agregado y un mejor flete. Ten en cuenta que factores como el costo de la gasolina son externos y no dependen de los proveedores.
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Puede que, en términos del servicio, te sientas satisfecho liderando la logística en tu empresa o tercerizándola. ¿Cómo saber qué es más conveniente? El experto recomienda a las pymes analizar los costos logísticos y gastos ocultos para detectar si ayudan a generar eficiencias o son responsables de las pérdidas financieras que se registran en el negocio.
Luego, hay que ver cuál de las dos opciones ayuda a reducir los costos logísticos y ocultos, de manera que no impacten el resultado de las ventas o la utilidad.
“Ten precaución con los costos ocultos y no te llenes de activos fijos. En época de incertidumbre, los negocios son vulnerables frente a los sacudones del mercado. Es mejor invertir en ampliar su portafolio. Si tienen necesidad de crecer, es preferible hacerlo a partir de gastos variables, como el alquiler de camiones o bodegas, porque así reaccionan oportunamente cuando las ventas bajan o hay problemas de demanda. Incluso se puede tercerizar el personal, ya que es un componente que también eleva gastos”, afirma el experto.
Ten presente que la productividad es vital en este análisis. Los costos logísticos están relacionados con la eficiencia en la operación de tu empresa. Es necesario hacer estudios del costo hora-hombre y cuánto te vale de acuerdo con las unidades vendidas; así sabrás si tu personal es suficiente para cubrir la demanda de pedidos y su gestión. Luego, fija estándares de rendimiento a los empleados, como el número de cajas que deben empacar o los despachos y entregas a realizar, para conocer si al contratarlos aumentan o disminuyen tus gastos en esta área. Mira si optar por una alternativa u otra aporta al mejoramiento continuo de tu negocio.
Al medir cuánto te demoras y cuánto vale almacenar o enviar tus productos a los clientes, tienes una pista sobre cómo manejar tus costos logísticos. ¿Ya evaluaste estos indicadores en tu negocio?
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