Contabilidad para principiantes: conceptos básicos para tu negocio

Contenido del artículo

- ¿Qué es la contabilidad? - ¿Qué son los estados financieros? - 1. Balance general - 2. Estado de pérdidas y ganancias (PyG) - 3. Flujo de caja o de efectivo - La importancia de correlacionar los balances: preguntas que debes hacerte

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad facilita tanto el registro como el control de los ingresos, costos y gastos de cualquier negocio, así como de cualquier operación económica o movimiento financiero que se realice. Si bien para muchas personas la contabilidad solo tiene fines tributarios porque permite responder al Estado por los ingresos y los impuestos a cargo de la empresa, su principal función es ser el timonel financiero de los negocios.

A través de esa información, las empresas pueden realizar análisis e interpretaciones continúas y útiles para determinar qué acciones aportan a su sostenimiento y evolución financiera. Además, las ayuda a proyectarse a corto, mediano y largo plazo.

Además, para los gerentes de las empresas y los socios los informes financieros que se derivan de la contabilidad permiten identificar si la inversión realizada está generando la rentabilidad esperada y si el manejo de los recursos a disposición de la empresa es el más idóneo.

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¿Qué son los estados financieros?

Los estados financieros permiten recopilar la información financiera y comunicarla de manera comprensible a quienes lo requieran, como la gerencia, la Junta Directiva, la Superintendencia de Sociedades y los accionistas.

No existe un consenso sobre los estados financieros más relevantes, aunque por regla general se utilizan tres esenciales para entender la realidad económica del negocio: el balance general, el estado de pérdidas y ganancias, y el flujo de caja o de efectivo.

Es importante aclarar que Colombia adoptó las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) hace varios años. Por lo tanto, la información financiera que producen las empresas debe adaptarse a estos estándares contables globales.

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1. Balance general

El balance general es uno de los informes clave para entender el negocio, pues contiene datos sobre su situación actual en términos de capital de trabajo, patrimonio, calidad de los activos y endeudamiento. El balance, básicamente, contiene información de tres tipos:

1. Activos (Corrientes y fijos): condensa toda la información relacionada con el dinero en efectivo que posee un negocio y con el dinero invertido en instrumentos financieros, como las cuentas de ahorro, o bienes sobre los que se tiene control y derechos, como la maquinaria o los inmuebles. Los activos corrientes son los que pueden convertirse en efectivo en un periodo máximo de un año, como los inventarios y las cuentas por cobrar. Los activos fijos son los que no se pueden convertir en dinero tan rápidamente, como los bienes inmuebles (edificios, bodegas) y bienes muebles (maquinaria y equipo, vehículos).

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2. Pasivos (corrientes y no corrientes): son las deudas que la compañía ha adquirido con diferentes acreedores, como entidades financieras, proveedores de materia prima y el Estado, con el fin de financiar su operación o la adquisición de activos indispensables para ella. Los pasivos corrientes son los que se deben pagar a menos de un año. En cambio, los activos no corrientes se refieren a las deudas que pueden pagarse en un periodo superior a un año. Provisiones para el pago de obligaciones laborales es otra cuenta que se incluye en el pasivo porque corresponde a pagos que se realizarán en el futuro por concepto de vacaciones, primas, cesantías e intereses de cesantías, entre otros.

3. Patrimonio: es la diferencia entre los activos y los pasivos. Se trata de un indicador crucial para calcular el valor de una empresa, pues evidencia si en realidad cuenta con recursos propios o no. A mayor patrimonio neto, mayor es el valor de la empresa.

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2. Estado de pérdidas y ganancias

El Estado de pérdidas y ganancias (PyG), resulta indispensable en contabilidad porque, a diferencia del balance general, se enfoca al detalle en las cifras del negocio que terminan por producir resultados positivos o negativos al final de cierto periodo. En ese sentido, incluye:

• Ingresos operacionales (+): son los ingresos que el negocio genera por la comercialización de sus productos o servicios en un periodo determinado.

• Costos fijos y variables (-): son aquellos costos asociados a la producción del bien o servicio, como costo de insumos y materias primas, costo de mano de obra para la transformación de bienes en productos terminados o intermedios, alquiler de bodegas o locales comerciales, entre otros.

• Utilidad bruta (=): es el resultado de restar a los ingresos operacionales los costos fijos y variables. Dan cuenta de qué tan eficiente es el negocio gestionando los recursos para generar ventas.

• Gastos administrativos (-): son los gastos en que se incurre para mantener la operación del negocio, pero no están directamente relacionados con la producción. Aquí se incluyen los gastos de personal del área administrativa y de soporte, por ejemplo.

• Utilidad operacional (=): se obtiene al restar los gastos de operación de la utilidad bruta. Refleja cuál fue el beneficio bruto de explotación o las ganancias de las compañías antes de intereses o impuestos.

• Gastos Financieros (-): registra el costo del dinero que ha sido provisto por el sistema financiero o por otras fuentes, como los mismos socios. Esta cuenta permite establecer cuánto pesa la deuda sobre los ingresos operaciones de la empresa, evaluando si es necesario reestructurar esa financiación para aliviar la presión o si es un peso razonable para la operación.

• Ingresos no operacionales (+): pueden ser ingresos derivados de inversiones o arriendos que tiene la empresa, así como devolución de impuestos por concepto de IVA, por ejemplo. Esta cuenta se suma a los ingresos operacionales.

• Impuesto de renta, 4x1000 (-): Es el valor que le corresponde al gobierno por el manejo de los recursos a través del sistema financiero (4x1000) y por concepto de renta, entre otros.

• Utilidad (pérdida) del ejercicio (=): ganancia o pérdida de la empresa después de restar de los ingresos operacionales y no operacionales todos los costos y gastos de la empresa, así como la carga tributaria a cargo.

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Una pregunta que surge con mucha frecuencia es si la salud de la empresa está muy bien cuando el PyG da rentabilidad de manera sostenida y constante. La respuesta, paradójicamente, es que no siempre un resultado positivo en la utilidad neta refleja una empresa sólida en sus finanzas porque esa utilidad tiene que estar soportada en los flujos efectivos de dinero que ingresan y salen de la empresa.

Así las cosas, es muy común encontrar empresas que generan utilidad, pero tienen flujo de caja negativo, o en rojo. Es decir que, aunque en las cifras el negocio genera rentabilidad, no está recaudando a tiempo el dinero suficiente para sostener sus pagos ordinarios, ni las obligaciones financieras a cargo. Puede ser también, que está pagando más rápido a sus acreedores o accionistas de lo que se demora en recaudar sus cuentas por cobrar (cartera).

Por eso, es muy importante completar el análisis financiero del negocio con el flujo de caja que genera porque allí sí se podrá ver con claridad cómo está realmente la salud de la empresa.

3. Flujo de caja o de efectivo

Entre los conceptos básicos de contabilidad, igualmente, se halla el de flujo de caja. Este hace referencia a las entradas y salidas de dinero que registra un negocio u organización en un periodo de tiempo determinado.

A partir del flujo de caja una empresa puede saber si está en capacidad de pagar sus deudas, pues finalmente estas solo pueden saldarse si se cuenta con la suficiente solvencia o liquidez. En ese sentido, el flujo de caja puede ser positivo o negativo:

• Flujo de caja positivo: se registra cuando el resultado entre ingresos y egresos efectivos de dinero genera liquidez suficiente para operar, pagar deudas e, incluso, reinvertir excedentes para cubrir necesidades pasadas, actuales o futuras.

• Flujo de caja negativo: se da cuando el resultado de los ingresos y egresos de efectivo no genera suficiente flujo para atender las obligaciones, ni los costos y gastos de operación.

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La importancia de correlacionar los balances: preguntas que debes hacerte

Independientemente de la importancia de cada uno de los informes financieros de la contabilidad, lo que resulta clave es correlacionarlos para así obtener información veraz sobre el negocio.

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