¿Cómo solicitar devoluciones y compensaciones a la DIAN?

El antes: prepárate para solicitar los saldos a favor

Uno de los pecados que cometen las empresas es no contar con una adecuada planeación tributaria que les permita proyectar sus obligaciones ante la DIAN e identificar si podrían solicitar devoluciones a favor que les permitan aliviar su flujo de caja.

Solicitar devoluciones y compensaciones ante la DIAN requiere de paciencia y organización. Azucena Rojas, contadora independiente, reconoce que recopilar los soportes contables para hacer el trámite ante esa y otras entidades es un proceso algo engorroso.

¿Quieres saber si tienes saldos a favor y cómo realizar esta solicitud? A continuación, compartimos las respuestas que nos entregó la DIAN a las principales inquietudes frente a este proceso:

¿Qué son los saldos a favor?

• Son excedentes a favor de los contribuyentes que tienen a su cargo el impuesto sobre la renta y/o el impuesto sobre las ventas (IVA).

  Están regulados por el Estatuto Tributario (Artículos 850 a 865) y por el Decreto Único Reglamentario 1625 del 11 de octubre de 2016 (Parte 6, capítulos 19 al 29).

¿Quiénes tienen derecho a reclamarlos?

• Con respecto al impuesto sobre la renta y complementarios, todo saldo a favor es susceptible de devolución. Con respecto al IVA, la compensación de saldos solo puede ser solicitada por quienes hayan sido objeto de retención y en casos específicos que corresponden a lo contenido en los artículos 468-1, 468-3, 477 y 481 del Estatuto Tributario. Estos hablan sobre bienes gravados, servicios gravados, bienes exentos y bienes exentos con derecho a devolución bimestral.

¿Es posible tener saldos a favor de renta e IVA al mismo tiempo?

• A una misma persona natural o jurídica que tenga la calidad de contribuyente declarante del impuesto a la renta y complementarios y que, a su vez, sea responsable del IVA puede resultarle un saldo a favor correspondiente a cada impuesto.

¿Cómo puede saber un empresario si tiene saldos a favor?

• Puede consultarlo a través del portal transaccional de la DIAN, al ingresar su usuario y contraseña.

¿Cuál es la documentación necesaria para hacer la solicitud?

Las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad requieren que sus declaraciones tributarias estén firmadas por un contador público o revisor fiscal. Además, deben cumplir con los requisitos generales estipulados en el Artículo 1.6.1.21.13 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016 que son:

• La solicitud de devolución y/o compensación debe ser presentada personalmente por el contribuyente o por el responsable, representante legal o apoderado debidamente acreditados.

• Anexar el certificado de existencia y representación legal con anterioridad no mayor a un mes y el certificado histórico donde figuren los nombres de quienes suscribieron las declaraciones si no son los mismos que hacen la solicitud de devoluciones y compensaciones.

• Presentar copia del poder otorgado en debida forma cuando se actúe mediante apoderado.

• Suministrar la garantía a favor de la Nación - DIAN otorgada por entidades bancarias o compañías de seguros cuando el solicitante se acoja a esta opción contemplada en el artículo 860 del Estatuto Tributario.

• Anexar copia del recibo de pago de la prima correspondiente a la póliza otorgada por entidades bancarias o compañías de seguros.

• Presentar el Registro Único Tributario (RUT) actualizado.

• No haber sido objeto de suspensión ni cancelación desde el momento de la radicación de la solicitud hasta cuando se profiera el acto administrativo que la defina. Esta misma condición se exige a representantes legales y apoderados.

• La dirección que se informe en la solicitud de devolución y/o compensación debe corresponder con la informada en el RUT.

Igualmente, para las solicitudes de devolución y/o compensación de saldos a favor relacionados con el impuesto sobre la renta y complementarios, se deben cumplir los requisitos especiales estipulados en el Artículo 1.6.1.21.14. del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016 que son:

• Relacionar las retenciones y/o autorretenciones en la fuente que originaron el saldo a favor del período solicitado y de los que componen el arrastre de dicho saldo.

• Quienes apliquen al procedimiento de devolución automática de los saldos a favor deben relacionar los costos y deducciones soportados a través del sistema de facturación electrónica con validación previa que fueron declarados en el período objeto de solicitud y de los que componen el arrastre de dicho saldo.

• Además, se deben incluir los costos y deducciones que no estén soportados mediante el sistema de facturación electrónica con validación previa.

Por otro lado, si la solicitud corresponde a saldos a favor por impuesto sobre las ventas (IVA), según Artículo 1.6.1.21.15 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, debe adjuntarse:

• Certificación de revisor fiscal o contador público en la que conste que se ha efectuado el ajuste de la cuenta “Impuesto sobre las ventas por pagar” a cero.

• Relación de los impuestos descontables que originaron el saldo a favor, certificada por revisor fiscal o contador público, que contenga la información del periodo solicitado y de los que componen los arrastres. Aplica también para importaciones y exportaciones.

• Otros documentos relacionados con las operaciones comerciales que están detallados en la mencionada norma.

Durante: solicita devoluciones y compensaciones sin contratiempos

Una vez recopilada la información, los contribuyentes del impuesto sobre la renta y los responsables de IVA pueden presentar su solicitud de devolución y/o compensación a través del Servicio Informático de Devoluciones y Compensaciones de la DIAN teniendo en cuenta lo siguiente:

¿Cuánto tiempo tiene un empresario para realizar este proceso?

• La solicitud de devolución de impuestos deberá presentarse

  a más tardar dos años después de la fecha de vencimiento del término para declarar cada impuesto.

¿En qué plazo debe responder la DIAN?

• Puede hacerlo en los cincuenta días siguientes a la fecha de la solicitud de devolución presentada oportunamente y en debida forma. Sin embargo, si la solicitud se formula dentro de los dos meses siguientes a la presentación de la declaración o su corrección, la DIAN dispondrá de un mes adicional.

¿Por qué motivos la DIAN puede solicitar información adicional?

• Para realizar procesos de verificación o de investigación previa cuando, por ejemplo, se detecten anormalidades en los pagos o retenciones informados por el contribuyente.

¿Cuántas veces se puede repetir el proceso de solicitud?

• La DIAN puede declarar la inadmisión de una solicitud cuando se presenta sin cumplir los requisitos, tiene errores aritméticos, se refiere a un saldo a favor del periodo anterior diferente al declarado, entre otros. En este caso, debe presentarse una nueva solicitud en la que se subsanen esas causales dentro del mes siguiente. Por otro lado, la DIAN puede rechazar definitivamente una solicitud cuando se presenta extemporáneamente, los saldos ya han sido devueltos o compensados, entre otros.

¿Qué pasa si un empresario no hace la solicitud a tiempo?

• Solicitar la devolución y/o compensación de saldo a favor fuera del término establecido en el artículo 854 del Estatuto tributario es causal de rechazo definitivo.

Después: usa estratégicamente los saldos a tu favor

¿En qué se pueden emplear los saldos a favor?

• Los contribuyentes pueden solicitar la devolución de los saldos a favor en efectivo. En este caso, el dinero se consigna en su cuenta bancaria. Así mismo, pueden arrastrarlos dentro de la liquidación del mismo impuesto para el siguiente periodo gravable o solicitar la compensación para saldar deudas por concepto de impuestos, anticipos, retenciones, intereses y sanciones que figuren a su cargo.

¿Qué buenas prácticas pueden implementar los empresarios para aprovechar los saldos a favor?

• Conocer y cumplir diversas normas contenidas en la Constitución Nacional, el Estatuto Tributario, el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, el Estatuto Aduanero y el Código de Comercio, así como principios y normas de contabilidad. Así pueden reconocer con anticipación qué impacto tiene la carga tributaria en su negocio y cómo pueden proteger su flujo de caja.

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