¿Cómo reportar las cuentas de cobro ante la DIAN?

Sistema de Factura Electrónica: contabilidad más eficaz para los negocios

El pasado 9 de febrero de 2021, la DIAN emitió la Resolución 000012, que incorpora nuevos elementos al Sistema de Factura Electrónica en Colombia. En este sistema, tanto los ingresos como los gastos de cualquier empresa se reportan y almacenan de forma electrónica en un formato estándar para simplificar los procesos contables y disminuir el uso de papel y el almacenamiento de documentos físicos.

En el país, el primer documento que se estandarizó fue la factura electrónica por ser el más importante en términos contables y fiscales. En la actualidad, la DIAN recibe cinco millones de facturas electrónicas diarias emitidas y aceptadas por cerca de 600.000 empresas. Estas soportan las ventas y las compras de quienes están obligados a facturar, pero existía un vacío con respecto a quienes solicitan el pago de sus servicios mediante cuentas de cobro. Este aspecto se aclaró en la Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021.

¿Qué estipula con respecto a la recepción, envío y validación de las cuentas de cobro a la DIAN? ¿En qué plazo las empresas deben cumplir con esta norma? ¿A partir de cuándo el sistema de la DIAN estará habilitado para recibir estos documentos? Veamos.

Cuentas de cobro: el nuevo elemento del Sistema de Factura Electrónica

En el país existen unas personas o sujetos no obligados a facturar electrónicamente que, por lo tanto, están autorizados para pasar cuentas de cobro a sus contratantes. Se incluyen en este grupo los electricistas, contadores, abogados, médicos, periodistas y otros que prestan servicios profesionales, pero también todos aquellos proveedores de productos o servicios independientes o empresas de tamaño menor.

Usualmente, ellos envían sus cuentas de cobro en formato físico o por medio de correo electrónico a sus contratantes y esperan su pago en el tiempo estipulado. A partir del primero de agosto de 2021 este procedimiento no sufrirá ningún cambio, según la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021, que establece las fechas de implementación de lo contemplado en la Resolución 000012.

Paso a paso para los contratantes reportar las cuentas de cobro ante la DIAN

Según David Ortiz, CEO de Siigo Latam, estos son los pasos que deben seguir las empresas para ajustarse a la nueva normativa y el proceso no toma más que unos pocos minutos. Una vez puestos en marcha la DIAN va a estar enterada de las compras que hace cada empresa a los sujetos no obligados a facturar:

Solicitar numeración a la DIAN para las cuentas de cobro

Las empresas, así como solicitaron la numeración de facturación ante la DIAN, deben solicitar una numeración para las cuentas de cobro que reciban o, en otras palabras, para el documento soporte de cada cuenta de cobro que deberán enviar a la DIAN. Esto se puede hacer a través del portal de la entidad.

Contratar un aliado tecnológico

Este aliado no solo debe permitir que la empresa, a través de un software, se conecte con la DIAN, sino que genere fácilmente el documento soporte de las cuentas de cobro que reciban. Generalmente, proveedores como Siigo, que ya ofrecen el servicio de facturación electrónica, están también capacitados para ofrecer el relacionado con el documento soporte de las cuentas de cobro.

Generar el documento soporte de cada cuenta de cobro

El documento soporte, básicamente, es un registro que se hace en el sistema ofrecido por el proveedor tecnológico que incluye los principales datos de la cuenta de cobro (número, quién presta el servicio u ofrece el producto, a quién se lo presta, por qué valor, en qué fecha y cuál es el producto o servicio ofrecido).

Validar la información

Una vez completado el paso de la generación, el software debería estar en capacidad de validar si los datos ingresados son correctos, según la información que se tiene disponible tanto en la empresa como de cada proveedor.

Enviar documento soporte a la DIAN

Si los datos son correctos, a través del mismo sistema, se envía el documento soporte a la DIAN. Dado el caso, la entidad puede requerir que se hagan modificaciones si se encuentran inconsistencias en el documento.

Es necesario aclarar que las empresas deben comprometerse a guardar un archivo con sus documentos soporte y no siempre deben entregar al contratista un comprobante del envío a la DIAN. Sin embargo, algunos sistemas contables les permiten a los contratistas consultar si sus cuentas de cobro ya fueron enviadas a la entidad. Otras compañías, a través de sus sistemas contables, les permiten a los contratistas generar sus propios documentos soporte y enviarlos directamente a la DIAN en vez de enviar la cuenta de cobro primero, es decir que les ahorran ese paso.

“Independientemente de que los contratistas puedan hacer esa consulta, ya cumplieron con su responsabilidad que es pasar su cuenta de cobro. El documento soporte, sobre todo, les sirve a los contratantes”, afirma el gerente de Factura Electrónica de la DIAN.

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Beneficios del documento soporte de compras de quienes no están obligados a facturar

Lo anterior se debe a que la deducción de impuestos en la declaración de renta se hace con base en la utilidad. De ahí que sea clave tener todos los gastos soportados para que ninguno sea rechazado por la DIAN. Para explicarlo mejor, Mario Márquez pone este ejemplo:

Si el contratante hizo ventas por $100 millones y sus costos son de $80 millones, quiere decir que ganó $20 millones. Pero si de los $ 80 millones hay $5 millones que no puede soportar, la DIAN puede calcular que su utilidad fue de $25 millones, es decir de $5 millones más. Por lo tanto, a mayor utilidad puede exigir un mayor pago de impuestos.

No existe un plazo específico en el que las empresas deben generar sus documentos soporte. Pueden hacerlo en cualquier momento del año, siempre y cuando alcancen a tenerlos como prueba en su declaración de renta cuando les corresponda presentarla. Entonces, los documentos soporte correspondientes a 2021 deben quedar registrados al 31 de diciembre del mismo año. De esta forma, estos gastos pueden hacer parte de la declaración de renta que se presente en 2022.

Para las empresas y contratistas resulta beneficioso que este proceso sea electrónico y automatizado. Hoy, desde que se envía la cuenta de cobro hasta que se recibe el pago, pueden pasar 30 días por los procesos internos que se deben surtir al interior de las empresas. Con el documento soporte, en cambio, se pueden aliviar los pagos.

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La factura electrónica es un título valor: apuéstale al e-factoring

La Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021, adicionalmente, habla sobre la puesta en marcha de Radian, el registro administrado por la DIAN que llega a hacer parte del Sistema de Factura Electrónica, y de la factura electrónica como título valor.

Esto permitirá que las facturas de los obligados a facturar puedan almacenarse en Radian y que la factura electrónica se pueda comercializar para que así las empresas puedan suplir sus necesidades de financiamiento mediante el modelo de e-factoring.

“Cuando las empresas hacen un negocio, no siempre reciben el pago de contado, entonces acuden al factoring. Es decir que dan su factura física a una entidad de financiamiento que se las paga con un descuento y les permite tener liquidez. Con la factura electrónica se amplían aún más estas posibilidades para los empresarios, que podrán subir sus facturas a la nube y, en cuestión de segundos, encontrar proveedores de factoring”, dice el CEO de Siigo Latam.

Las empresas, como consecuencia, pueden obtener una liquidez más inmediata, en vez de tener que esperar los largos plazos que puede tomarse un cliente en pagar por los productos o servicios adquiridos. Amplía las ventajas de esta modalidad aquí:¿Cómo solucionar problemas de liquidez en una empresa?: usa Leasing y Factoring

En la actualidad, se está terminando el piloto para que Radian pueda implementarse a partir del primero de agosto de 2021. “Va a ser súper transformador y va a llegar en el momento en el que las pymes colombianas necesitan mayor financiación”, concluye el gerente de Factura Electrónica de la DIAN.